Visa och följ dina inskickade utlägg

Förstå varje utläggsstatus, hitta och öppna ett inskickat utlägg, följ tidslinjen, skilj aktuell från tidigare förmånsperiod, och sök, sortera och exportera din lista.

Varje utlägg du skickar in i CLVR Benefits samlas på ett ställe, var och ett med en statusbricka som visar var det befinner sig i granskningen. Den här guiden förklarar vad varje status betyder, hur du hittar och öppnar ett enskilt utlägg, hur du läser tidslinjen, varför din lista delas upp i aktuell och tidigare förmånsperiod, och hur du söker, sorterar och exporterar den.

Vad varje status betyder

Varje utlägg har en statusbricka. Du ser den på varje rad under Mina förmåner och igen högst upp på utlägget när du öppnar det. Det finns fyra statusar, plus en extra bricka som kan ligga bredvid dem när en del av kostnaden går via lönen.

• Väntande (orange): utlägget är inskickat och väntar på ett beslut. Ingen granskare har beslutat ännu, så det finns inget för dig att göra annat än att vänta.
• Godkänd (grön): utlägget är klart för ersättning. Det sker när alla granskare som krävs har godkänt det, eller när det godkändes automatiskt.
• Ändringar begärda (gul): en granskare behöver att något uppdateras innan de kan besluta. Öppna utlägget, gör det de bad om och skicka in det igen.
• Avslagen (röd): en granskare har avslagit utlägget. Du kan öppna det för att läsa orsaken, åtgärda problemet och skicka in det på nytt.

När ett utlägg har fler än en granskare väger CLVR samman deras beslut till den enda brickan du ser. Om någon granskare avslår blir statusen Avslagen. Om en granskare ber om ändringar blir den Ändringar begärda. Den blir Godkänd först när alla granskare har godkänt, och fram till dess förblir den Väntande. Vissa friskvårdsutlägg godkänns inom sekunder utan att en person granskar dem; de visas som Godkänd med en liten symbol märkt Granskad av AI.

En gul Lönedrag-bricka kan dyka upp bredvid statusen. Den betyder att en del av kvittot inte täcktes av din förmånsbudget, så den delen hanteras via lönen i stället. Du ser den när kostnaden gick över ett skattefritt friskvårdstak, eller över ditt återstående förmånssaldo. Statusbrickan visar fortfarande granskningens utfall för sig; Lönedrag-brickan är bara en påminnelse om att en del regleras via lönen, och kostnadsfördelningen visar exakt vilken del.

Följ ett inskickat utlägg

Öppna menyvalet med ditt namn, din sida Mina förmåner. Där listas alla utlägg du har skickat in, med det viktigaste på varje rad så att du kan se utfallet utan att öppna något:

• Inskickad: datumet du skickade in det.
• Utgiftsdatum: datumet på kvittot.
• Typ: hur det hamnade i listan, till exempel Utläggsrapport för ett uppladdat kvitto eller Köp för en förmån du köpt.
• Kategori: förmånskategorin, med sin ikon.
• Belopp: utläggets totala kostnad.
• Status: en färgad bricka, en av Väntande, Godkänd, Ändringar begärda eller Avslagen.

Om en del av kostnaden regleras via din lön i stället för din förmånsbudget visar raden även en bricka för Lönedrag bredvid statusen.

Välj en rad för att öppna det utlägget. Detaljvyn samlar utläggsdetaljerna (leverantör, utgiftsdatum och kategori), kortet Kostnadssammanfattning som visar vad din förmånsbudget täcker, eventuellt skattefritt belopp och allt utanför ditt återstående saldo, kortet Bifogade filer som listar kvittofilerna du laddade upp (välj en fil för att öppna den i en ny flik), och Tidslinje för utgift med hela historiken.

Tidslinjen

Tidslinje för utgift sparar en löpande historik över vad som hänt med ett utlägg, så att du kan följa hela förloppet från inskickning till det slutgiltiga beslutet utan att pussla ihop det från mejl. Öppna ett utlägg, så visas tidslinjen bredvid detaljerna, där varje post visar datumet då händelsen inträffade och en kort rad som beskriver den.

Beroende på rapporten kan du se:

• Inskickat. Utlägget skapades. Den första händelsen är alltid din inskickning, till exempel "Du skickade in utläggsrapporten."
• Feedback begärd. En granskare, eller AI, bad om feedback eller ändringar, med sitt meddelande inkluderat.
• Inskickat på nytt. Du skickade utlägget vidare för granskning igen efter att ha gjort de begärda ändringarna.
• Godkänt, avvisat eller ändringar begärda. En granskare fattade ett beslut.
• AI godkände eller AI avvisade. När ditt företag har automatiska kontroller av friskvård påslagna visas ett AI-beslut som en egen post. AI:n kan även be om feedback.

Händelserna listas äldst först, uppifrån och ner, så att tidslinjen läses som ett förlopp: din inskickning högst upp, sedan eventuell feedback, din nya inskickning och det slutgiltiga beslutet längst ner. Ett helt nytt utlägg, eller ett utan registrerad aktivitet än, visar Inga händelser har registrerats än. Så snart något händer dyker den första posten upp.

Aktuell mot tidigare förmånsperiod

På sidan Mina förmåner kan dina utlägg visas i två separata tabeller: Aktuella förmåner och Tidigare förmåner. Uppdelningen utgår från företagets förmånsperiod, så att sidan kan visa vad som räknas mot den aktuella periodens budget separat från äldre historik.

Ditt företag anger ett datum då förmånsbudgeten nollställs. CLVR använder det för att skapa en förmånsperiod som löper i ett år och slutar på nästa förekomst av det datumet. Allt inom det ettåriga fönstret tillhör din aktuella period, och allt före det räknas som historik. Du anger inte det här datumet själv, och det är detsamma för alla på företaget. Om du är osäker på när din budget nollställs, fråga din HR-kontakt.

• Aktuella förmåner innehåller utlägg som ligger inom den aktuella perioden. De räknas mot din återstående budget, så det är tabellen att titta i när du vill se vad du har använt hittills.
• Tidigare förmåner innehåller utlägg vars effektiva datum ligger före den aktuella periodens start. Den visas först när du har minst ett utlägg från en tidigare period, så nyare konton ser den inte alls.

CLVR placerar ett utlägg utifrån dess effektiva datum, inte alltid det datum du angav på kvittot. För de flesta utlägg är det effektiva datumet utgiftsdatumet på kvittot; för en godkänd utläggsrapport är det datumet då den slutfördes (godkändes), så en rapport som godkänns i den nya perioden räknas mot den nya perioden. Ett utlägg kan därför ligga under Aktuella förmåner även om kvittots datum ligger strax före periodens start.

En återkommande förmån (en som förnyas av sig själv, i stället för ett enstaka kvitto du laddar upp) hanteras för sig och vävs inte in i någon av tabellerna. Om en återkommande post saknas här är det alltså förväntat, inte ett fel.

Sök och sortera

Varje tabell har sin egen sökruta, sorterbara kolumner och sidindelning, så du arbetar med en period i taget.

Använd rutan Sök... ovanför en tabell för att filtrera den medan du skriver. Sökningen matchar namnet på Kategori och utläggets Typ (Köp, Utläggsrapport eller System). Matchningen är inte skiftlägeskänslig och tabellen uppdateras direkt. Använd rensningsknappen (x) i sökrutan för att tömma den igen.

Klicka på en kolumnrubrik för att sortera på den kolumnen, och klicka igen för att växla mellan stigande och fallande ordning. Som standard sorteras varje tabell efter Inskickad, nyast först, så ditt senaste utlägg ligger alltid överst. När du har skrivit in en sökning eller ändrat sorteringen blir knappen Nollställ (den runda pilen bredvid sökrutan) aktiv. Klicka på den för att rensa sökningen och sorteringen och återställa tabellen till standard. Nollställ påverkar en tabell i taget.

Varje tabell visar upp till 10 rader per sida. När en tabell har fler visas sidkontroller under den, och de två tabellerna bläddrar oberoende av varandra. Din sökning, sortering och sida behålls så länge du stannar på sidan, så om du öppnar ett utlägg och går tillbaka ser listan ut precis som du lämnade den.

Exportera till Excel

Varje tabell har en egen verktygsrad med en Exportera-knapp, märkt med en kalkylbladsikon, som laddar ner det du ser som ett Excel-kalkylblad (.xlsx), så att du kan spara en kopia, dela den eller stämma av den mot dina egna anteckningar. Tabellen Aktuella förmåner finns alltid; tabellen Tidigare förmåner har en egen Exportera-knapp när du har utlägg från tidigare perioder.

Exporten innehåller en rad per utlägg med samma kolumner som tabellen på skärmen, Inskickad, Utgiftsdatum, Typ, Kategori, Belopp och Status. Åtgärdskolumnen (pilen du klickar på för att öppna ett utlägg) ingår inte i exporten.

Exporten är inte en fast kopia av allt; den speglar de rader som du har filtrerat fram i tabellen. Om du har skrivit något i sökfältet exporteras bara de matchande raderna, eventuella kolumnfilter som du har tillämpat respekteras, och raderna kommer ut i samma sorteringsordning som du ställt in. För att exportera allt i en tabell rensar du sökfältet och nollställer eventuella filter med nollställningsknappen, och exporterar sedan.

Felsökning

• Jag hittar inte ett nyligen inskickat utlägg. Titta i båda tabellerna: ett kvitto med datum i en tidigare period hamnar under Tidigare förmåner, inte Aktuella förmåner. De två tabellerna söks oberoende, så prova samma sökning i den andra.
• Min sökning ger inga träffar. Sökningen matchar bara kategorinamnet och typen, inte beloppet eller datumet. Sortera på Belopp eller Utgiftsdatum i stället, eller rensa sökningen och bläddra i listan.
• Listan ser omflyttad ut. Du har sorterat eller sökt i den. Klicka på Nollställ för att återställa till Inskickad, nyast först.
• Jag ser ingen tabell för Tidigare förmåner. Det är normalt tills du har ett utlägg från en tidigare period. Innan dess visas bara dina aktuella utlägg.
• Ett utlägg ligger i fel tabell. Kontrollera dess Utgiftsdatum, och för en utläggsrapport dess godkännandedatum, mot företagets nollställningsdatum. Det är det effektiva datumet, inte bara kvittots datum, som avgör tabellen.
• En återkommande förmån saknas här. Återkommande förmåner hålls medvetet separata från dessa två tabeller. Titta i din förmånsöversikt eller kontakta ditt HR-team.
• Statusen är Avslagen. Öppna utlägget och läs granskarens motivering i tidslinjen, åtgärda problemet och skicka in på nytt. Du behöver inte börja om.
• Statusen är Ändringar begärda. Öppna utlägget, läs den begärda ändringen i tidslinjen, uppdatera rapporten och skicka in den igen.
• Det står Godkänd men jag väntade mig pengar tillbaka. Godkänd bekräftar granskningens utfall. Om din budget redan täckte kostnaden finns det inget att ersätta separat. Titta i Kostnadssammanfattning för att se vad som täcktes.
• En del av mitt utlägg visar Lönedrag. Det beloppet låg över ditt skattefria tak eller ditt återstående saldo, så det regleras via din lön. Öppna utlägget och titta i Kostnadssammanfattning för att se uppdelningen.
• Den exporterade filen har färre rader än jag väntade mig. En sökterm eller ett filter är fortfarande aktivt. Rensa sökfältet och använd nollställningsknappen, och kontrollera sedan radantalet i Exportera-tooltipen innan du exporterar igen.