Så laddar du upp ett utlägg

En fullständig genomgång av hur du ansöker om ersättning för friskvård eller andra utlägg i CLVR, från att bifoga kvittot och AI-skanning, genom detaljformuläret och momssatsen, checklistan för inskickning och bekräftelsemejlet.

Friskvård och andra ersättningsgilla utlägg hanteras genom att ladda upp kvittot i CLVR. Om ditt företag har AI-kvittoavläsning påslagen läser CLVR av kvittot och fyller i uppgifterna åt dig; annars fyller du i dem för hand. Oavsett vilket är det ett kort, guidat flöde som avslutas med att utlägget skickas för godkännande. Den här artikeln går igenom hela förloppet: de fyra stegen, vad du ska fylla i, hur du skickar in och bekräftelsemejlet du får efteråt.

Starta en uppladdning

Från din översikt finns två vägar in:

• Välj rutan Ladda upp utlägg, eller
• Dra ett kvitto direkt till området Ladda upp filer på översikten.

Båda tar dig till uppladdningssidan. Om du drar ett kvitto direkt till översikten är din fil redan bifogad, så CLVR hoppar till Steg 2 och du ser inte Steg 1.

De fyra stegen i korthet

En stegindikator högst upp på sidan följer dina framsteg genom fyra steg, så att du alltid vet var du är och vad som återstår:

• Steg 1, Ladda upp filer: bifoga kvittot.
• Steg 2, Fyll i detaljer om din uppladdning: detaljformuläret (kategori, datum, leverantör, kostnad, moms).
• Steg 3, Slutför din inlämning: bekräftelsechecklistan.
• Steg 4, Slutfört: en sammanfattning av att rapporten skickats in.

Stegindikatorn är inte bara en framstegsmätare. Medan du fortfarande redigerar kan du klicka på ett tidigare steg du redan nått för att hoppa tillbaka och ändra något, till exempel gå tillbaka från checklistan för att rätta ett värde i detaljformuläret. När du väl når det sista steget Slutfört låses stegindikatorn, eftersom rapporten redan är inskickad; för att ändra något efter det öppnar du rapporten under Mina förmåner i stället för att stega tillbaka.

Steg 1: Ladda upp ditt kvitto

Det första steget, märkt Steg 1 med rubriken Ladda upp filer, är uppladdningsytan. Dra in ett kvitto eller välj en fil (en bild eller en PDF, upp till 10 MB). Knappen Gå till nästa steg är inaktiverad tills minst en fil är bifogad, så det här är den enda punkt där du inte kan gå vidare utan ett kvitto.

Bra att veta om uppladdningsytan:

• Släpper du en annan fil ersätter den den som redan ligger där, så ytan håller alltid det senaste kvittot.
• Använd Starta om - Ta bort uppladdade filer om du vill rensa ytan och börja om uppladdningen.

Ett kvitto vid första uppladdningen

Uppladdningsytan tar ett kvitto i taget. Det håller AI-skanningen och kostnadsöversikten kopplade till ett tydligt kvitto. Om ditt köp spänner över fler än en fil förlorar du inte de andra: när ett utlägg kommer tillbaka för ändringar eller nekas låter redigeringsformuläret dig bifoga fler kvittofiler vid sidan av originalen innan du skickar in igen.

För att lägga till fler filer på en returnerad rapport, öppna den under Mina förmåner och använd redigeringsformuläret:

Ett utlägg kan inte skickas in utan kvitto. Om du markerar alla original för borttagning och inte lägger till någon ny fil stoppar formuläret dig med en påminnelse om att behålla minst ett kvitto innan du skickar in.

Använd AI-kvittoskanning för att fylla i uppgifterna

Om ditt företag har AI-kvittoskanning påslagen läser CLVR ditt kvitto och fyller i de flesta uppgifterna åt dig, så att du kontrollerar värdena i stället för att skriva in dem. Om skanning är tillgänglig är en företagsinställning som ditt HR-team styr, inte något du slår på själv. När den är av anger du helt enkelt uppgifterna för hand, och allt annat fungerar likadant.

Skanningen startar automatiskt så snart du når Fyll i detaljer (Steg 2) med ett kvitto bifogat. Du behöver inte trycka på någon knapp för att starta den.

• Den läser endast den första bifogade filen. Om du lagt till flera kvitton i ett utlägg används det första.
• Medan den arbetar visas en avisering Skannar kvitto med meddelandet Vänta... ovanför formuläret.
• Den körs en gång per uppladdning. Att gå bakåt och framåt i flödet skannar inte om kvittot.

När skanningen lyckas markeras fälten den ändrade kort med en grön ram, och en bekräftelse Kvitto skannat visas med meddelandet Formuläret har förifyllts. Kontrollera uppgifterna. Den förifyller Kategori, Utläggsdatum, Företagsnamn, Organisationsnummer, Kvittokostnad och Moms-sats.

Steg 2: Fyll i uppgifterna

Det andra steget är formuläret Fyll i detaljer om din uppladdning, där du talar om för CLVR vad kvittot avser och hur mycket det kostade. Det har några fält till vänster och ett kostnadsfält med moms till höger, och en löpande fördelning visas så fort du skriver in ett belopp.

Fälten är:

• Kategori: en sökbar lista över ditt företags förmånskategorier. Bara kategorier som din arbetsgivare har publicerat visas här, så listan speglar det du faktiskt kan göra utlägg för. Börja skriva för att filtrera och välj sedan en.
• Utläggsdatum: datumet som står på kvittot. Använd datumväljaren för att ange det.
• Företagsnamn: leverantören som utfärdade kvittot, till exempel gymmet eller studion (platshållaren visar Leverantör AB som exempel).
• Organisationsnummer: leverantörens organisationsnummer från kvittot.
• Kvittokostnad: hela beloppet du betalade, i kronor, inklusive moms. Det är summan som står som totalbelopp på kvittot.
• Moms: välj den sats som matchar kvittot: 0 % moms, 6 % moms eller 25 % moms.

Välj rätt momssats

Du väljer bara satsen; CLVR sköter uträkningen. Från din Kvittokostnad och Moms-satsen beräknas kostnaden exklusive moms (kvittokostnaden delat med ett plus satsen). Rätt sats beror på vad du köpt och var:

• 6 % moms är den vanliga satsen för ett privat gym.
• 25 % moms gäller sådant som massage, utbildning, en klass eller en tjänst.
• 0 % moms är för kvitton från en kommunal anläggning, en ideell förening eller ett köp gjort utanför Sverige.

Ditt kvitto kan visa en sats som inte är 0 %, 6 % eller 25 %, till exempel ett utländskt kvitto med ett annat lands sats. Välj då 0 % moms. Ett köp utanför Sverige, som ett liftkort utomlands, är ett vanligt exempel.

När du väljer 0 % moms visas en varning: 0 % moms är ovanligt. Den påminner om att de flesta köp i Sverige innehåller moms och ber dig dubbelkolla kvittot. Varningen är en påminnelse, inte en spärr: om 0 % verkligen stämmer med ditt kvitto kan du låta det stå och fortsätta, annars välj 6 % eller 25 % i stället.

Den löpande kostnadsfördelningen

Så fort du fyller i en Kvittokostnad visas en ruta med Kostnadsfördelning under kostnadsfältet. Den visar alltid kvittots totalbelopp och, så snart en momssats är satt, kostnaden exklusive moms och momsbeloppet.

För kategorier som räknas som en skattepliktig förmån (till exempel friskvård) går rutan längre och visar hur kostnaden fördelas mot ditt förmånsutrymme: hur mycket du får tillbaka, den sociala avgiften som läggs på, totalsumman som dras från ditt förmånsutrymme, och eventuellt belopp som hamnar utanför ditt återstående saldo och inte ersätts. Du fyller inte i någon av de här siffrorna; de uppdateras medan du skriver. För en mer ingående genomgång av vad varje rad betyder, se artikeln om att förstå kostnadsfördelningen innan du skickar in.

Gå vidare

De två knapparna längst ned på formuläret styr vart du går härnäst: Gå tillbaka tar dig till Steg 1 utan att det du fyllt i går förlorat, och Gå till nästa steg tar dig till checklistan i Steg 3.

Steg 3: Slutför checklistan

Det sista steget innan din rapport skickas för godkännande är en kort checklista på Slutför din inlämning (rubrik Slutför checklistan). Vad du ser beror på vilken förmånskategori du valt. Att bekräfta checklistan är det som faktiskt laddar upp ditt kvitto och skapar utlägget.

Om du valde friskvård

Friskvårdsutlägg visar tre bekräftelsereglage. Slå på vart och ett när du har kontrollerat det:

• Är din aktivitet godkänd för friskvård enligt Skatteverkets riktlinjer? Bekräftar att aktiviteten räknas som friskvård enligt Skatteverkets regler.
• Är ditt kvitto giltigt? Ditt kvitto måste visa företagsnamn, organisationsnummer, belopp, moms, aktivitetstyp, ditt namn och personnummer.
• Visar kvittot att du har betalat för aktiviteten? En faktura räcker inte som betalningsbevis för ersättning; kvittot måste visa att du faktiskt har betalat.

Alla tre reglagen måste vara på innan du kan skicka in. Om något fortfarande är av visas ett kort meddelande under det som ber dig bekräfta den punkten, och utlägget skickas inte in.

Om du valde en annan kategori

Kategorier som inte behöver de extra friskvårdskontrollerna hoppar över reglagen. Du ser ett kort meddelande om att kategorin inte behöver några ytterligare kontroller och att du är redo att skicka in, utan något att slå på.

Att skicka in

När checklistan är uppfylld väljer du Skicka utlägg för att avsluta. Om du upptäcker ett fel först väljer du Gå tillbaka för att återgå till uppgifterna och redigera dem.

Steg 4: Klart

Det sista steget är märkt Slutfört med beskrivningen Uppladdning klar! Granska detaljer. Det bekräftar att rapporten skickades in och ger dig en översikt av det du skickade:

• Utläggsdetaljer: datum, kategori och leverantör.
• Kostnadssammanställning: kostnadsfördelningen, inklusive vad som tas från ditt förmånsutrymme och eventuellt som inte ersätts.
• Bifogade filer: kvittona du laddat upp.

Härifrån använder du Tillbaka till översikt för att avsluta, eller Visa utlägg för att öppna rapporten och följa den under Mina förmåner. Ditt kvitto lagras säkert, rapporten skapas med status Väntar, och många friskvårdsutlägg godkänns automatiskt inom några sekunder.

Bekräftelsemejlet

Så snart din inskickning går igenom skickar CLVR ett bekräftelsemejl till den jobbadress din arbetsgivare registrerat, så att du har en skriftlig kvittens på vad du skickade in. Det kommer inom några sekunder, på samma språk som resten av CLVR har för dig. Ämnesraden är Utlägg inskickat med ditt utläggsnummer, och i texten står det att ditt utlägg nu granskas av ditt HR-team.

Mejlet upprepar uppgifterna du skickade in:

• Leverantören och organisationsnumret du angav, under namnet på förmånskategorin.
• Uppgifter: ditt Utläggs-ID (samma nummer som i ämnesraden) och Datum för kvittot.
• Kostnadsfördelning: Kostnad före moms, en Moms-rad för momssatsen du valde, och Total kostnad.

Om utlägget gäller en skattepliktig förmån (en förmån som visas i CLVR som BIK) innehåller kostnadsfördelningen en rad för Arbetsgivaravgift med den avgiftssats som gäller i ditt land, tagen från ditt förmånsutrymme så att förmånen kan bli kostnadsneutral för din arbetsgivare. För de flesta vanliga friskvårdskvitton finns ingen sådan rad.

Återuppta eller ta bort en påbörjad uppladdning

Om du bifogar ett kvitto på din översikt men inte hinner skicka in det sparar CLVR uppladdningen så att du inte tappar bort var du var. Området Ladda upp filer tar inte längre emot något nytt kvitto. I stället visar det hur många filer du just nu laddar upp och två knappar, Återuppta utläggsrapport och Ta bort uppladdade filer.

• Återuppta utläggsrapport tar dig tillbaka till uppladdningssidan med kvittot fortfarande bifogat. Eftersom en fil redan finns där hoppar CLVR över Steg 1 och tar dig direkt till detaljsteget, där du fortsätter genom flödet som vanligt och skickar in.
• Ta bort uppladdade filer tar bort det bifogade kvittot. Uppladdningsområdet återgår till sitt normala läge och är redo att ta emot ett nytt kvitto, vilket sätter dig tillbaka på det första steget.

Följ ditt utlägg

Hitta alla rapporter du skickat in under Mina förmåner. Statusen går igenom:

• Väntar: inskickat, väntar på första granskningen.
• Under granskning: en granskare tittar på det.
• Godkänt eller Automatiskt godkänt: klart för ersättning via lön.
• Avslaget: öppna det för att se orsaken, åtgärda och skicka in igen.

Felsökning

• Nästa steg-knappen är gråtonad på Steg 1. Bifoga ett kvitto först. Knappen aktiveras bara när en fil har lagts till.
• Kvittot går inte att ladda upp. Använd en JPG, PNG eller PDF på upp till 10 MB.
• Jag hamnade på Steg 2 utan att se Steg 1. Det är väntat när du släpper ett kvitto på översikten, eftersom filen redan är bifogad.
• Min kategori finns inte i listan. Bara kategorier som din arbetsgivare har publicerat visas. Om den du behöver saknas, kontakta ditt HR-team.
• Ett avläst eller förifyllt fält är fel. Markera fältet och ändra det innan du skickar in. Din rättelse sparas med utlägget.
• Skanningen misslyckades. Meddelandet Skanning misslyckades betyder att CLVR inte kunde läsa kvittot den här gången. Det kan hända med ett suddigt foto, när för många skanningar körs samtidigt, eller när skanning inte är uppsatt för ditt företag. Ange uppgifterna för hand och fortsätt som vanligt.
• Inget skannades alls. Om ingen avisering Skannar kvitto visades har ditt företag kanske inte aktiverat AI-kvittoskanning. Fyll i formuläret för hand. Utlägget hanteras precis likadant.
• Mitt kvittos momssats finns inte i listan. Välj 0 % moms. Det är rätt val för alla satser som inte är 6 % eller 25 %, inklusive utländska kvitton.
• Jag kan inte gå vidare från detaljsteget. Kontrollera att du har angett en Kategori, ett Utläggsdatum, en Kvittokostnad och en Moms-sats. Om det är ett friskvårdsutlägg och månaden är december hålls inskickningen tillbaka till det nya beskattningsåret.
• Knappen Skicka utlägg gör ingenting på ett friskvårdsutlägg. Kontrollera att alla tre reglagen i checklistan är på. Om något fortfarande är av stoppas inskickningen och ett kort meddelande visas under det.
• Sidan verkar ha fastnat efter att jag skickat in. Inskickningen laddar först upp dina filer och skapar sedan utlägget, så ge det en stund. Lämna sidan öppen tills steget Slutfört visas.
• Jag vill ha flera kvitton på ett helt nytt utlägg. Första uppladdningen håller ett kvitto i taget. Skicka in utlägget, och när det returneras för ändringar kan du bifoga resten under Lägg till filer.
• Översikten låter mig inte släppa ett nytt kvitto. En uppladdning pågår redan. Välj Ta bort uppladdade filer för att rensa den och släpp sedan det nya, eller Återuppta utläggsrapport för att fortsätta med det du påbörjat.
• Jag kan inte klicka tillbaka till ett tidigare steg. Du kan bara hoppa tillbaka till steg du redan har nått, och inte alls när du är på steget Slutfört. Efter inskickning öppnar du rapporten under Mina förmåner för att göra ändringar.
• Bekräftelsemejlet kom aldrig fram. Kontrollera skräppost- och spammapparna först. Utlägget kan vara helt i sin ordning även om mejlet dröjer, så öppna Mina förmåner för att bekräfta att det finns där med en status.
• Det avslogs. Öppna det för att läsa orsaken och skicka in igen. Du behöver inte börja om.

Kvittoskanning misslyckades: vad du gör

Om ditt företag har aktiverat AI-kvittoskanning försöker CLVR läsa ditt kvitto och fylla i uppgifterna åt dig. Ibland går det inte, och då visas en röd avisering Skannning misslyckades med en kort förklaring. Det är aldrig något problem: en misslyckad skanning hindrar inte ditt utlägg, och detaljformuläret fungerar alltid oavsett om skanningen kördes eller inte. Kvittot förblir bifogat, och du fortsätter genom att fylla i fälten själv.

Förklaringen under Skannning misslyckades talar om vad som hände:

• "Failed to scan receipt. Please enter details manually." Det vanligaste. Kvittot kunde inte läsas tydligt. Fyll i uppgifterna för hand och fortsätt.
• "Too many requests. Please try again shortly." Skanningen var upptagen en stund. Vänta en liten stund och försök igen.
• "Receipt scanning is not configured." Skanning är inte tillgänglig just nu. Fyll i uppgifterna själv.
• "Unsupported file type. Use JPEG, PNG, or PDF." Filformatet kan inte läsas av skanningen. Ladda upp kvittot på nytt som JPG, PNG eller PDF.
• "An unexpected error occurred. Please enter details manually." Något gick fel på vägen. Fyll i uppgifterna för hand.

I samtliga fall är lösningen densamma: fyll i detaljformuläret själv utifrån kvittot (kategori, utläggsdatum, företagsnamn, organisationsnummer, kvittokostnad och moms), gå sedan vidare genom checklistan och skicka in som vanligt.

För att försöka skanna igen går du tillbaka till steget Ladda upp filer, väljer Starta om - Ta bort uppladdade filer för att ta bort det du bifogat, och lägger sedan till kvittot igen. Ett tydligare, väl upplyst foto, eller den ursprungliga PDF-filen, ger skanningen bäst förutsättningar. Skanningen körs en gång per uppladdning, så att läsa om samma kvitto innebär att börja om med filen. Om det misslyckas igen fyller du bara i uppgifterna för hand. En perfekt skanning krävs aldrig.

Varför du inte kan skicka in ett friskvårdsutlägg i december

Under december spärrar CLVR nya friskvårdsutlägg. När du väljer friskvårdskategorin i detaljsteget visas en notis Uppladdning inaktiverad bredvid kostnadsfälten och Gå till nästa steg är inaktiverad, så du kan inte fortsätta till bekräftelsesteget. Det är inte ett fel och beror inte på ditt kvitto: Skatteverkets riktlinjer för lönerutiner säger att friskvårdsutgifter som uppstår i december måste registreras i följande beskattningsår, så CLVR håller inskickningen tillbaka till januari. Notisen ber dig skicka in förfrågan efter den 1 januari.

Spärren gäller just friskvårdskategorin. Andra förmånskategorier påverkas inte, så du kan fortfarande ladda upp utlägg som inte rör friskvård som vanligt i december. Spara kvittot och skicka in samma friskvårdsutlägg när januari har börjat; ditt kvitto och dess datum är fortfarande giltiga, det är bara tidpunkten för inskickningen som ändras. Från den 1 januari visas inte längre notisen Uppladdning inaktiverad, Gå till nästa steg blir aktiv igen och du kan slutföra uppladdningen som vanligt.

• Jag behöver skicka om ett friskvårdsutlägg i december. Samma regel gäller när du redigerar och skickar om ett friskvårdsutlägg. Notisen Uppladdning inaktiverad visas och Skicka in ändringar förblir inaktiverad fram till januari, så gör dina ändringar och skicka om då.
• Spärren visas i en annan månad. Decemberspärren utgår från det aktuella datumet i CLVR. Om du ser den utanför december, ladda om sidan; om den kvarstår, kontakta ditt HR-team.
• Min kategori är inte friskvård men jag är ändå spärrad. Endast friskvårdskategorin spärras i december. Kontrollera att Kategori är satt till den kategori du avsåg. Om en annan kategori är spärrad, kontakta ditt HR-team.