Så laddar du upp ett utlägg

En fullständig genomgång av hur du ansöker om ersättning för friskvård eller andra utlägg på uppladdningssidan i CLVR, från att släppa kvittot och AI-skanningen, genom uppgifterna, momssatsen och friskvårdskontrollerna, till vad som händer när du har skickat in.

Friskvård och andra ersättningsgilla utlägg hanteras genom att ladda upp kvittot i CLVR. Allt sker på en sida: kvittot, uppgifterna och vad du får tillbaka bredvid varandra. Om ditt företag har AI-kvittoläsning påslagen läser CLVR kvittot och fyller i uppgifterna medan du tittar på; annars fyller du i dem för hand. Den här artikeln går igenom hela förloppet: att starta en uppladdning, uppgifterna, friskvårdskontrollerna, att skicka in och vad som händer sedan.

Starta en uppladdning

Du har två vägar in:

• På din översikt släpper du ett eller flera kvitton på kortet Ladda upp utlägg, eller klickar på den streckade ytan för att bläddra. JPG, PNG eller PDF, upp till 10 MB styck (håll muspekaren över Filer som stöds under kortet för att se). En fil av annat slag, eller en större, läggs inte till, och ett meddelande säger varför.
• I kontopanelen bakom din avatar använder du ytan Ladda upp utlägg på samma sätt.

Oavsett vilket öppnas sidan Ladda upp utlägg med ditt kvitto bifogat. När ditt företag har kvittoläsning påslagen står det Kvittoläsning är på i kortets nedre vänstra hörn.

Vad sidans delar betyder

På en bred skärm har sidan tre kolumner:

• Kvittot till vänster: dess namn och storlek, själva kvittot, och Lägg till en sida för ett kvitto som består av flera filer. Med fler än en sida bläddrar du med pilarna. Krysset tar bort sidan du tittar på; tar du bort den sista avbryts uppladdningen.
• Uppgifterna i mitten: fälten, och för ett friskvårdskvitto de tre friskvårdskontrollerna under dem.
• Vad du får tillbaka till höger, med knappen Skicka in utlägg längst ned.

På en smalare skärm blir kvittot en rad med dess namn ovanför uppgifterna, och sammanfattningen hamnar bredvid eller under dem.

Använd AI-kvittoläsning för att fylla i uppgifterna

Om ditt företag har AI-kvittoläsning påslagen börjar CLVR läsa kvittot så fort sidan öppnas. Om läsningen finns är en företagsinställning som ditt HR-team styr, inget du slår på själv. När den är avstängd fyller du i uppgifterna för hand och allt annat fungerar likadant.

Medan den läser:

• En lila linje sveper nedför kvittot, och en remsa ovanför fälten säger Läser ditt kvitto och räknar fälten när de fylls i ("2 av 6 fält hittills.").
• Fälten väntar under ett skimmer och fylls sedan i ett i taget, vart och ett lyser lila en kort stund med etiketten Från kvittot bredvid namnet.
• Knappen Skicka in utlägg visar Läser kvittot tills den är klar.

När den är klar säger remsan Ifyllt från ditt kvitto och ber dig jämföra uppgifterna med kvittot. Ett fält den inte hittade på kvittot säger Vi hittade inte det här på kvittot. Skriv in det., och remsan berättar hur många fält den fyllde i.

• Den läser bara första sidan.
• Den körs en gång per uppladdning.
• Den skriver aldrig över ett fält du redan har skrivit i. Etiketten Från kvittot försvinner så fort du ändrar ett fält.

Fyll i uppgifterna

Fälten är:

• Kategori: ditt företags förmånskategorier, var och en med sin ikon och en rad om hur den beskattas (till exempel Skattefritt upp till 5 000 kr per år eller Skattepliktig förmån). Bara kategorier som din arbetsgivare har publicerat visas.
• Datum för utlägget: datumet som står på kvittot.
• Kvittots belopp (inkl. moms): totalbeloppet du betalade, som det står på kvittot, till exempel 649 eller 1 945,50.
• Moms: satsen på kvittot, 0%, 6% eller 25%.
• Företagets namn: leverantören som utfärdade kvittot.
• Organisationsnummer: leverantörens organisationsnummer från kvittot.

Välj rätt momssats

Du väljer bara satsen; CLVR räknar. Rätt sats beror på vad du köpte och var:

• 6% är den vanliga satsen för ett privat gym.
• 25% gäller till exempel massage, utbildning eller en tjänst.
• 0% gäller en kommunal anläggning, en ideell förening eller ett köp utanför Sverige.

Om kvittot visar en sats som inte finns i listan, till exempel ett utländskt kvitto, väljer du 0%. När du väljer 0% påminner en kort varning om att de flesta köp i Sverige har moms. Den är en påminnelse, inget hinder. Osäker? Välj Vilken momssats står på kvittot? ovanför alternativen för en kort förklaring.

Gör friskvårdskontrollerna

För ett friskvårdskvitto visas kortet Friskvårdskontroller under fälten. Skatteverket kräver alla tre:

• Är din aktivitet godkänd som friskvård enligt Skatteverkets riktlinjer? Välj Vilka är Skatteverkets riktlinjer? för att läsa vad som ingår.
• Är ditt kvitto giltigt? Det ska visa företagets namn, organisationsnummer, belopp, moms, typ av aktivitet, ditt namn och ditt personnummer.
• Visar kvittot att du har betalat för aktiviteten? En faktura räcker inte.

Bocka i var och en när du har kontrollerat den. Kortet räknar hur många som är kvar. Andra kategorier har inga kontroller.

Vad du får tillbaka

Sammanfattningen till höger uppdateras medan du fyller i:

• Du får tillbaka: beloppet räknas upp till det som betalas tillbaka till dig, med lönen det betalas ut med när utlägget är godkänt.
• Om en del av kvittot inte betalas tillbaka säger en orange notis hur mycket och varför, till exempel för att kategorins arbetsgivaravgift eller din återstående budget sätter ett tak.
• Förmånsbudget: vad du har kvar nu och efter utlägget, med utlägget utritat på din budgetstapel.
• Fördelningen: kvittots belopp, beloppet utan moms och momsen, vad du får tillbaka, arbetsgivaravgiften för en skattepliktig förmån, vad som dras från din budget, det som inte betalas tillbaka, och för friskvård den avdragsgilla momsen.
• Om det beskattas: en skattepliktig förmån säger hur mycket som redovisas på din lönespecifikation, med Förhandsvisa lönespecifikation för att se den; en skattefri säger det.

För en närmare genomgång av varje rad, se hur du förstår kostnadsfördelningen innan du skickar in.

Skicka in

Välj Skicka in utlägg. Om något saknas står det på raden under knappen vad som är kvar ("2 fält och 1 kontroll kvar"), och varje fält som behöver något säger vad du ska fylla i. Fyll i det och välj knappen igen.

Medan det skickas visar knappen Skickar in. CLVR laddar upp kvittot säkert och skapar utlägget. Om kvittot inte kunde laddas upp säger ett meddelande det, inget skickas in, och dina uppgifter ligger kvar på sidan så att du kan försöka igen.

När du har skickat in

Du hamnar på din sida Jag, där det nya utlägget glider in i din lista med en lila glimt och öppnas i panelen bredvid. Ett meddelande bekräftar att det är inskickat.

Om ditt företag låter AI granska friskvårdsutlägg ser du granskningen ske i panelens kort Godkännande: AI-granskning visar Kontrollerar och bockar av vad den kontrollerade, en sak i taget, medan utlägget står som I AI-granskning i din lista. Sedan:

• Godkänt automatiskt: steget blir grönt med hur säker granskningen var, och ett meddelande säger vad som betalas ut med vilken lön.
• Skickat till din chef: granskningen var inte tillräckligt säker, så utlägget går till godkännarna i ditt företags flöde, som visas efter den.

Utan AI-granskning säger meddelandet vem som granskar utlägget, och du kan följa det i panelen.

Bekräftelsemejlet

Så snart din inskickning går igenom skickar CLVR ett bekräftelsemejl till den jobbadress din arbetsgivare registrerat, så att du har en skriftlig kvittens på vad du skickade in. Det kommer inom några sekunder, på samma språk som resten av CLVR har för dig. Ämnesraden är Utlägg inskickat med ditt utläggsnummer, och i texten står det att ditt utlägg nu granskas av ditt HR-team.

Mejlet upprepar uppgifterna du skickade in:

• Leverantören och organisationsnumret du angav, under namnet på förmånskategorin.
• Uppgifter: ditt Utläggs-ID (samma nummer som i ämnesraden) och Datum för kvittot.
• Kostnadsfördelning: Kostnad före moms, en Moms-rad för momssatsen du valde, och Total kostnad.

Om utlägget gäller en skattepliktig förmån (en förmån som visas i CLVR som BIK) innehåller kostnadsfördelningen en rad för Arbetsgivaravgift med den avgiftssats som gäller i ditt land, tagen från ditt förmånsutrymme så att förmånen kan bli kostnadsneutral för din arbetsgivare. För de flesta vanliga friskvårdskvitton finns ingen sådan rad.

Återuppta eller släng en påbörjad uppladdning

Om du lämnar uppladdningssidan innan du skickar in sparar CLVR det du har gjort: kvittot, varje fält, friskvårdskontrollerna, till och med en kvittoläsning som pågick. Kortet Ladda upp utlägg på din översikt visar då kvittot med Inte inskickat än. Dina uppgifter är sparade. och två knappar:

• Fortsätt öppnar uppladdningssidan igen, precis som du lämnade den.
• Släng tar bort kvittot och uppgifterna, och kortet är redo för ett nytt kvitto.

Lägg till filer på ett returnerat utlägg

Ett utlägg som kommer tillbaka för ändringar, eller nekas, kan få fler kvittofiler innan du skickar in igen. Öppna det under Mina utgifter på din sida Jag och använd redigeringsformuläret:

Ett utlägg kan inte skickas in utan kvitto. Om du markerar alla original för borttagning och inte lägger till någon ny fil stoppar formuläret dig med en påminnelse om att behålla minst ett kvitto innan du skickar in.

Följ ditt utlägg

Alla utlägg du har skickat in finns under Mina utgifter på din sida Jag. Välj ett för att öppna det i panelen, där kortet Godkännande visar varje steg: vem som har godkänt, vem som tillfrågas nu och med vilken lön det betalas ut. Ett nekat utlägg säger varför; rätta det och skicka in igen från panelen.

Felsökning

• Kvittot laddas inte upp. Använd JPG, PNG eller PDF upp till 10 MB.
• Min kategori finns inte i listan. Bara kategorier som din arbetsgivare har publicerat visas. Saknas den du behöver kan ditt HR-team publicera den under Förmånsinställningar.
• Ett ifyllt fält är fel. Ändra det innan du skickar in. Det du rättar är det som sparas.
• Inget lästes från kvittot. Om ingen remsa Läser ditt kvitto visades har ditt företag inte kvittoläsning påslagen. Fyll i formuläret för hand; utlägget behandlas på samma sätt.
• Skicka in utlägg gör ingenting. Läs raden under knappen: den säger hur många fält och kontroller som är kvar. Varje fält som behöver något säger vad du ska fylla i.
• Jag vill ha flera kvitton på ett utlägg. Släpp dem tillsammans, eller använd Lägg till en sida på en bred skärm.
• Översikten visar ett kvitto i stället för släppytan. En uppladdning pågår. Fortsätt den, eller Släng den och släpp det nya.
• Bekräftelsemejlet kom aldrig. Titta i skräppostmappen. Utlägget kan vara i ordning även om mejlet dröjer, så kontrollera Mina utgifter på din sida Jag.
• Det nekades. Öppna det för att läsa varför och skicka sedan in igen. Du behöver inte börja om.

Kvittoskanning misslyckades: vad du gör

Om ditt företag har AI-kvittoläsning påslagen försöker CLVR läsa ditt kvitto och fylla i uppgifterna åt dig. Ibland går det inte, och då visas ett rött meddelande Skanningen misslyckades med en kort förklaring. Det är aldrig något problem: en misslyckad läsning hindrar inte ditt utlägg, och fälten fungerar alltid oavsett om läsningen kördes eller inte. Kvittot ligger kvar, och du fortsätter genom att fylla i fälten själv.

Förklaringen under Skanningen misslyckades talar om vad som hände:

• "Skannern kunde inte läsa kvittot" Det vanligaste. Kvittot kunde inte läsas tydligt. Fyll i uppgifterna för hand och fortsätt.
• "Skannern är upptagen just nu" Skanningen var upptagen en stund. Fyll i uppgifterna för hand, eller vänta en minut och ladda upp kvittot igen.
• "Kvittoskanning är inte tillgänglig just nu" Skanningen kan inte köras för tillfället. Fyll i uppgifterna själv.
• "AI-skanningen av kvitton har nått dagens gräns för ditt företag" Ditt företag har använt dagens skanningar. Fyll i uppgifterna för hand; skanningen fungerar igen i morgon.
• "Skannern läser bara JPEG-, PNG- och PDF-filer" Filformatet kan inte läsas av skanningen. Ladda upp kvittot på nytt som JPG, PNG eller PDF.
• "Kvittot nådde inte skannern" Filen kom inte fram hel. Fyll i uppgifterna för hand, eller ladda upp kvittot igen.
• "Ett oväntat fel inträffade. Ange uppgifter manuellt." Något gick fel på vägen. Fyll i uppgifterna för hand.

I samtliga fall är lösningen densamma: fyll i uppgifterna själv utifrån kvittot (kategori, datum för utlägget, kvittots belopp, momssats, företagets namn och organisationsnummer), och skicka sedan in som vanligt.

För att försöka läsa kvittot igen tar du bort det med krysset och släpper det på nytt. Ett tydligare, väl upplyst foto, eller den ursprungliga PDF-filen, ger läsningen bäst förutsättningar. Om det misslyckas igen fyller du bara i uppgifterna för hand. En perfekt läsning krävs aldrig.

Varför du inte kan skicka in ett friskvårdsutlägg i december

Under december spärrar CLVR nya friskvårdsutlägg. När du väljer kategorin friskvård visas notisen Uppladdning avstängd i sammanfattningen ovanför knappen, och Skicka in utlägg kan inte användas. Det är inget fel och inget problem med ditt kvitto: enligt Skatteverkets riktlinjer för lönerutiner ska friskvårdsutlägg från december registreras på nästa inkomstår, så CLVR väntar med inskickningen till januari.

Spärren gäller bara kategorin friskvård. Andra kategorier kan laddas upp som vanligt i december. Spara kvittot och skicka in samma friskvårdsutlägg när januari har börjat; från den 1 januari är notisen borta.

• Jag behöver skicka in ett friskvårdsutlägg igen i december. Samma regel gäller när du redigerar och skickar in ett friskvårdsutlägg igen: gör det i januari.
• Spärren visas en annan månad. Den beror på dagens datum i CLVR. Om du ser den utanför december, ladda om sidan.