Hitta företagsfiler som delas med dig

Var Företagsfiler finns i webbappen, vad Beta-märkningen betyder och vilka filtyper ditt HR-team kan dela med dig.

Företagsfiler är ett gemensamt bibliotek som ditt HR-team använder för att samla dokument som policyer, handböcker och formulär på ett ställe i CLVR Benefits. Alla på ditt företag ser samma uppsättning filer, så det finns inget att begära och inget privat att hantera här. Som anställd kan du bläddra bland, öppna och ladda ner vilken fil som helst; att lägga till och ta bort filer är något bara ditt HR-team gör. Den här artikeln visar var du hittar Företagsfiler, förklarar Beta-märkningen bredvid den och listar filtyperna som stöds.

Öppna Företagsfiler

Det finns två sätt att komma dit:

• Välj Företagsfiler i huvudmenyn, eller
• Gå direkt till /files i webbläsaren.

Sidrubriken visar Företagsfiler med en Beta-märkning så länge funktionen fortfarande rullas ut.

Vad du ser

Filerna som ditt HR-team har lagt till visas som kort, där varje kort visar en filikon, filnamnet och datumet då filen senast uppdaterades. Två saker är värda att känna till:

• Alla ser samma filer. Det finns inga personliga eller privata filer här; biblioteket delas av hela ditt företag.
• Om sidan visar Inga filer än, har ditt HR-team helt enkelt inte lagt till några företagsfiler för din organisation. Nya filer dyker upp här när de gör det.

Bläddra, sök och byt vy

Filerna öppnas i en Rutnätsvy som standard, med en Listvy som du kan byta till via växlaren bredvid sökrutan.

• För att snabbt hitta något skriver du i rutan Sök filer (den filtrerar på filnamn).
• Byt till Listvy för att se fler kolumner: Namn, Typ, Storlek, Uppladdad av och Senast ändrad, som du kan sortera efter.

Öppna eller ladda ner en fil

För att öppna en fil markerar du den en gång så att den blir markerad, och väljer den sedan igen (eller dubbelklickar på den). Vad som händer sedan beror på filtypen:

• PDF-filer och bilder öppnas i ett förhandsgranskningsfönster så att du kan läsa dem utan att ladda ner.
• Andra filtyper (som kalkylark eller Word-dokument) laddas ner direkt till din enhet.

Vad Beta-märkningen betyder

Den lilla orange Beta-märkningen bredvid rubriken finns där med flit, och den betyder inte att något är fel med dina filer. En Beta-märkning betyder att funktionen är aktiv och redo att användas, men att vi fortfarande finslipar den. I praktiken:

• Företagsfiler fungerar som vanligt. Du kan bläddra bland filerna som ditt HR-team har delat, söka i dem, växla mellan Rutnätsvy och Listvy, förhandsgranska en PDF eller bild och ladda ner det du behöver.
• Små detaljer kan fortfarande ändras. Layout, formuleringar eller extra alternativ kan justeras med tiden allt eftersom vi förbättrar upplevelsen.
• Dina filer förblir tillgängliga och säkra. De förvaras i privat lagring och delas bara med personer på ditt företag som ska se dem. Beta-märkningen ändrar inte på det.

Vilka filtyper som stöds

Ditt HR-team kan dela följande format i Företagsfiler:

• PDF (.pdf)
• Excel-kalkylark (.xlsx, .xls)
• CSV (.csv)
• Word-dokument (.doc, .docx)
• Apple iWork (.pages, .numbers, .keynote)
• Bilder (.png, .jpg, .jpeg)

I listvyn sorteras varje fil in i en enkel kategori som styr dess ikon och kolumnen Typ: PDF, Kalkylark (Excel och CSV), Dokument (Word och Apple iWork) och Bild.

När du öppnar en fil beror det som händer på dess format:

• PDF:er och bilder öppnas i en förhandsvisning direkt i CLVR, så du kan läsa eller titta på dem utan att lämna sidan.
• Alla andra format som stöds (Excel, CSV, Word och Apple iWork) laddas ner till din enhet när du öppnar dem och öppnas sedan i programmet du vanligtvis använder för det formatet.

Varje fil kan vara upp till 10 MB. Den gränsen gäller när ditt HR-team laddar upp en fil, inte när du öppnar eller laddar ner en, så det finns inget du behöver göra åt den som anställd. Om ett dokument du väntade dig saknas kan det bero på att originalfilen var för stor för att laddas upp.

När en fil verkar ha försvunnit

Om en fil du minns att du sett inte längre finns i Företagsfiler finns det oftast en enkel förklaring: en sökning döljer den, ditt HR-team har bytt namn på den, listan är något inaktuell, eller så har filen tagits bort.

• Kontrollera din sökning först. Den vanligaste orsaken till att en fil ser ut att saknas är att en sökning fortfarande filtrerar listan. I rutnätsvy finns rutan Sök filer... högst upp på sidan; i listvy ligger den i verktygsfältet ovanför tabellen. Rensa den med knappen Rensa eller genom att radera texten för att få tillbaka alla filer. När en sökning döljer allt visar sidan texten Inga filer matchar din sökning istället för en tom sida, vilket är en tydlig ledtråd om att det är ett filter, inte en saknad fil, som är orsaken.
• Leta efter en omdöpt fil. Ditt HR-team kan byta namn på vilken företagsfil som helst, så samma innehåll kan dyka upp under ett något annat namn. Sök på ett ord du vet ingår i filen (en månad, ett år eller ett ämne) istället för det exakta gamla namnet.
• Uppdatera om listan ser inaktuell ut. Om du haft sidan öppen en stund kan du ladda om den i webbläsaren för att hämta de senaste uppladdningarna, namnbytena eller borttagningarna.
• Filen kan ha tagits bort. Endast ditt HR-team kan ta bort företagsfiler, och borttagning är permanent: det finns ingen papperskorg eller ångra, och filen kan inte återställas inifrån CLVR. Om en fil du behöver verkligen är borta ber du din HR-kontakt att ladda upp den igen.

Felsökning

• Länken Företagsfiler saknas. Den är tillgänglig för alla, så om du inte hittar den kan du uppdatera sidan eller logga in igen.
• En fil jag förväntade mig finns inte. Ditt HR-team styr vad som delas. Om något saknas ber du din HR-kontakt att lägga till det, eller att bekräfta om det tagits bort. En fil som var för stor för att laddas upp (över 10 MB) kan också saknas av den anledningen.
• Listan ser nästan tom ut. En sökning är förmodligen fortfarande aktiv. Rensa den i rutnätsvy med Rensa, eller rensa sökrutan i verktygsfältet i listvy.
• Jag ser en fil med ett annat namn. Den har troligen bytt namn, inte tagits bort. Öppna den för att bekräfta att det är den du sökte.
• Jag hittar den fortfarande inte efter att ha rensat sökningen och uppdaterat. Den har troligen tagits bort. Be ditt HR-team att lägga till den igen.
• En fil laddas ner istället för att förhandsvisas. Det är normalt för Excel-, CSV-, Word- och Apple iWork-filer. Bara PDF:er och bilder förhandsvisas i CLVR.
• Ett format jag behöver finns inte med. Företagsfiler stöder endast formaten ovan. Be ditt HR-team dela dokumentet som en PDF, som alltid förhandsvisas.
• Något beter sig oväntat under beta. Om en fil inte öppnas, en nedladdning misslyckas eller något annat ser konstigt ut, berätta för ditt HR-team eller din vanliga supportkontakt och nämn vad du försökte göra. Din återkoppling under betaperioden är till direkt hjälp för hur Företagsfiler utformas.