Vem kan se företagsfilerna du laddar ner

Hur åtkomsten till Företagsfiler är avgränsad så att bara personer på ditt eget företag kan öppna dem, och varför att ladda upp, byta namn på och ta bort är reserverat för ditt HR-team.

Filerna på sidan Företagsfiler delas av din arbetsgivare med alla på ditt eget företag, och bara med dem. CLVR lagrar varje fil privat och kontrollerar vem du är varje gång du öppnar en, så personer utanför ditt företag kommer aldrig åt dina filer, och du kommer aldrig åt deras. Den här artikeln förklarar hur den åtkomsten fungerar och vad du gör om något ser fel ut.

Vem kan öppna en företagsfil

• Bara anställda på ditt eget företag. När du öppnar en fil bekräftar CLVR att du tillhör företaget som äger den innan filen lämnas ut. Alla från ett annat företag nekas, även om de på något sätt skulle få tag på en länk.
• Samma filer för alla på ditt företag. Företagsfiler är ett gemensamt utrymme, inte en personlig mapp. Det finns ingen yta per person här, så alla anställda ser samma lista. Behöver du ett privat dokument delas det med dig på ett annat sätt, inte via Företagsfiler.
• Ditt HR-team lägger till filerna. Filerna finns där för att någon i ditt HR-team har laddat upp dem. Som anställd kan du söka, öppna, förhandsgranska och ladda ner dem, men du kan inte ladda upp, byta namn på eller ta bort dem.

Hur nedladdningar förblir privata

Varje gång du öppnar eller laddar ner en fil skapar CLVR en ny, säker länk just för den åtgärden. Länkarna är kortlivade och avsedda för den enda nedladdningen, så de är inget att spara som bokmärke eller skicka vidare.

• En länk du kopierade, sparade eller delade tidigare slutar fungera när den går ut.
• Samma länk öppnar inte en fil för någon på ett annat företag.
• För att hämta en fil igen, gå tillbaka till sidan Företagsfiler och öppna den därifrån, vilket skapar en ny fungerande länk.

Vad du kan och inte kan göra

På sidan Företagsfiler kan du hitta, söka, förhandsgranska och ladda ner dokumenten som din arbetsgivare delar med dig, men du ser inget sätt att ladda upp en ny fil eller att byta namn på eller ta bort en befintlig. Det är medvetet: de åtgärderna är reserverade för ditt företags HR-team, så att alla alltid ser samma pålitliga och uppdaterade uppsättning filer.

Som anställd ger sidan dig allt du behöver för att läsa och spara en kopia av ett dokument:

• Sök efter en fil på namn.
• Växla mellan Rutnätsvy och Listvy.
• Öppna eller förhandsgranska en fil (PDF:er och bilder öppnas i en förhandsgranskning, andra typer laddas ner).
• Ladda ner en fil för att spara en egen kopia.

Kontrollerna för att ändra det delade biblioteket visas bara för HR-användare, så i din egen vy finns de helt enkelt inte:

• Uppladdningsrutan Ladda upp företagsfiler här högst upp på sidan.
• Åtgärderna Byt namn på fil och Ta bort fil på en vald fil.

Eftersom du inte kan redigera biblioteket själv är den snabbaste vägen att be dem som sköter det. Kontakta ditt HR-team om ett dokument saknas och du förväntade dig att hitta det, en fil är inaktuell och behöver en nyare version, en fil har ett förvirrande namn och bör byta namn, eller en fil inte längre ska delas och behöver tas bort. Ditt HR-team kan ladda upp, byta namn på eller ta bort filen, och ändringen dyker upp för alla nästa gång sidan laddas.

Att dölja knapparna håller din vy ren, men reglerna kontrolleras även på CLVR:s servrar. När en namnändring eller borttagning begärs bekräftar CLVR att begäran kommer från en HR-användare på det ägande företaget innan någon ändring görs, och nekar den annars. Så det delade biblioteket förblir skyddat även utanför de vanliga skärmarna.

Felsökning

• Jag kan se en fil som jag inte tror att jag borde se. Allt på sidan Företagsfiler delas med alla anställda på ditt företag med avsikt. Om en fil ser ut att inte vara avsedd för alla, berätta för ditt HR-team så att de kan granska den.
• En länk jag sparade fungerar inte längre. Det är väntat, eftersom nedladdningslänkar går ut. Öppna filen igen från sidan Företagsfiler för att få en ny.
• En fil försvann från listan. Ditt HR-team kan ha tagit bort den. Hör med din HR-kontakt om du fortfarande behöver den.
• Jag vill ladda upp, byta namn på eller ta bort en fil själv. De åtgärderna tillhör ditt HR-team, så knapparna visas inte i din vy. Be din HR-kontakt att göra ändringen.