Vem kan se företagsfilerna du laddar ner

Hur åtkomsten till Företagsfiler är avgränsad så att bara personer på ditt eget företag kan öppna dem, och varför att ladda upp, byta namn på, flytta och ta bort är förbehållet ditt HR-team.

Filerna på sidan Företagsfiler delas av din arbetsgivare med alla på ditt eget företag, och bara med dem. CLVR lagrar varje fil privat och kontrollerar vem du är varje gång du laddar ner en, så personer utanför ditt företag kommer aldrig åt era filer, och du kommer aldrig åt deras. Den här artikeln förklarar hur den åtkomsten fungerar och vad du gör om något ser fel ut.

Vem kan öppna en företagsfil

• Bara personer på ditt eget företag. När du laddar ner en fil bekräftar CLVR att du tillhör företaget som äger den innan filen lämnas ut. Alla från ett annat företag nekas, även om de på något sätt skulle få tag på en länk.
• Samma filer för alla på ditt företag. Företagsfiler är ett gemensamt bibliotek, inte en personlig mapp. Alla anställda ser samma mappar och filer. Behöver du ett privat dokument delas det med dig på ett annat sätt, inte via Företagsfiler.
• Ditt HR-team lägger till filerna. Filerna finns där för att någon i ditt HR-team har laddat upp dem. Som anställd kan du öppna mappar, söka, se en fils uppgifter och ladda ner den, men du kan inte ladda upp, byta namn på, flytta eller ta bort filer.

Ditt HR-team har också en mapp för att utbyta filer med CLVR, Delat med CLVR. Anställda ser aldrig den mappen eller filerna i den.

Hur nedladdningar förblir privata

Varje gång du laddar ner en fil skapar CLVR en ny, säker länk just för den nedladdningen. Länkarna är kortlivade, så de är inget att spara som bokmärke eller skicka vidare.

• En länk du kopierade, sparade eller delade tidigare slutar fungera när den går ut.
• Samma länk öppnar inte en fil för någon på ett annat företag.
• För att hämta en fil igen, gå tillbaka till Företagsfiler och ladda ner den därifrån, vilket skapar en ny fungerande länk.

Vad du kan och inte kan göra

På Företagsfiler kan du hitta, söka i och ladda ner dokumenten som din arbetsgivare delar med dig, men du ser inget sätt att lägga till, ändra eller ta bort dem. Det är medvetet: de åtgärderna är förbehållna ditt företags HR-team, så att alla alltid ser samma pålitliga och aktuella uppsättning filer.

Som anställd ger sidan dig allt du behöver för att hitta ett dokument och spara en kopia:

• Öppna mappar, och gå tillbaka uppåt med brödsmulorna.
• Söka i alla mappar med Sök i alla filer.
• Växla mellan Listvy och Rutnätsvy.
• Välja en fil för att se dess uppgifter, och ladda ner den.

Kontrollerna för att ändra det delade biblioteket visas bara för HR, så i din vy finns de helt enkelt inte:

• Knapparna Ladda upp och Ny mapp högst upp på sidan.
• ⋮-menyerna på mappar och filer, med Byt namn, Ladda upp ny version, Flytta till mapp och Ta bort.

Eftersom du inte kan ändra biblioteket själv är den snabbaste vägen att fråga dem som sköter det. Kontakta ditt HR-team om ett dokument du väntade dig saknas, en fil är inaktuell och behöver en nyare version, en fil har ett förvirrande namn eller en fil inte längre ska delas. Ditt HR-team kan ladda upp, byta namn på, flytta, ersätta eller ta bort filen för alla.

Att dölja knapparna håller din vy ren, men reglerna kontrolleras även på CLVR:s servrar. När en ändring begärs bekräftar CLVR att den kommer från HR på det ägande företaget innan något ändras, och nekar den annars.

Felsökning

• Jag kan se en fil som jag inte tror att jag borde se. Allt på Företagsfiler delas med alla anställda på ditt företag med avsikt. Om en fil ser ut att inte vara avsedd för alla, berätta för ditt HR-team så att de kan granska den.
• En länk jag sparade fungerar inte längre. Det är väntat, eftersom nedladdningslänkar går ut. Ladda ner filen igen från Företagsfiler för att få en ny.
• En fil försvann från listan. Ditt HR-team kan ha flyttat den till en annan mapp, bytt namn på den eller tagit bort den. Sök efter den med Sök i alla filer, och hör med ditt HR-team om du fortfarande behöver den.
• Jag vill ladda upp, byta namn på, flytta eller ta bort en fil själv. De åtgärderna tillhör ditt HR-team, så knapparna visas inte i din vy. Be ditt HR-team att göra ändringen.