Öppna och ladda ner en företagsfil
Så öppnar du en företagsfil, när den laddas ner till din enhet och när den öppnas i en förhandsvisning, och hur den inbyggda PDF- och bildförhandsvisningen fungerar.
Företagsfiler är de dokument som ditt HR-team delar med alla på företaget, till exempel policyer, handböcker och blanketter. Du når dem via Företagsfiler i webbappen. Vad som händer när du öppnar en fil beror på filtypen: kalkylblad och dokument laddas ner direkt till din enhet, medan PDF:er och bilder öppnas i en inbyggd förhandsvisning först. Den här artikeln går igenom båda.
Öppna en fil
I Företagsfiler visas filerna som kort i rutnätsvyn eller som rader i listvyn. Det finns två sätt att öppna en fil:
Markera filen (den markeras med färg) och klicka sedan på den igen, eller dubbelklicka på kortet eller raden.
Om du använder tangentbordet trycker du på Enter eller mellanslag för att göra samma sak.
Ett enkelklick markerar bara filen; du behöver det andra klicket eller ett dubbelklick för att öppna den.
Vad som händer för varje filtyp
- Kalkylblad och dokument (Excel
.xlsxoch.xls, CSV, Word.dococh.docx, samt Apple iWork.pages,.numbers,.keynote): när du öppnar filen laddas den ner direkt till din enhet. Webbläsaren sparar den på samma sätt som vilken annan nedladdning som helst. - PDF:er och bilder (
.png,.jpg,.jpeg): när du öppnar filen visas den i ett förhandsvisningsfönster inuti webbappen, så att du kan läsa den utan att lämna sidan. För att spara en kopia använder du webbläsarens egna spara- eller nedladdningsfunktion i förhandsvisningen (för en PDF använder du den inbyggda visningens kontroller, för en bild högerklickar du och sparar).
Filen laddas ner med sitt ursprungliga filnamn (till exempel Q3-rapport.xlsx), inte med visningsnamnet som står på kortet. Så om ditt HR-team har bytt namn på en fil till något tydligare på skärmen kan den sparade filen ha ett annat namn.
Förhandsgranska en PDF eller bild
Om filen är en PDF eller en bild (PNG, JPG eller JPEG) öppnas förhandsvisningsfönstret direkt. Medan filen laddas ser du en kort text, Loading preview..., och därefter visas dokumentet eller bilden.
- PDF:er öppnas i en inbäddad visare inuti fönstret, så att du kan bläddra igenom alla sidor.
- Bilder visas i full storlek inuti fönstret.
Förhandsvisningsfönstret visar filens visningsnamn som titel, alltså namnet ditt HR-team gav filen, inte det ursprungliga filnamnet den laddades upp under.
Inget sparas på din enhet bara för att du förhandsgranskar en fil. För att återgå till fillistan väljer du stängningsknappen i fönstrets övre hörn, eller klickar utanför fönstret.
Varför en sparad länk slutar fungera
Varje nedladdning använder en säker länk som CLVR skapar just åt dig i det ögonblick du öppnar filen, och den länken är bara giltig en kort stund. Det håller företagsfilerna privata. Därför gäller:
- Länken är tidsbegränsad och fungerar bara en kort stund efter att du öppnat filen.
- Den skapas på nytt varje gång, så gårdagens länk är inte samma som den du skulle få idag.
- Bokmärk inte, kopiera inte och dela inte en nedladdningslänk för att återanvända senare. När du eller en kollega klickar på den har den nästan säkert gått ut.
- Öppna alltid filen på nytt från Företagsfiler när du behöver den. En ny länk skapas varje gång.
Länkarna är också knutna till ditt företag. Du kan bara öppna och ladda ner filer som tillhör företaget du jobbar på, så en länk till en annan firmas fil fungerar aldrig för dig, inte ens innan den har gått ut. Om en kollega hos en annan arbetsgivare skickar en sådan, be att få själva filen delad på annat sätt i stället. Om en länk verkar trasig är den vanligaste orsaken helt enkelt att den har gått ut.
Varför vissa filer förhandsgranskas och andra laddas ner
Skillnaden mellan att förhandsgranska och att ladda ner är avsiktlig och inget fel. CLVR visar en förhandsgranskning bara för de filtyper som en webbläsare kan visa tryggt på egen hand:
- PDF-dokument, som visas i förhandsgranskningsfönstret.
- Bilder: PNG, JPG och JPEG.
Kalkylark, dokument och presentationer kan inte visas i visaren i appen, så när du öppnar en sådan laddas den i stället ner till din enhet. Det gäller Excel (.xlsx, .xls), CSV, Word (.doc, .docx) samt Apple Pages, Numbers och Keynote. När filen har laddats ner öppnar du den i rätt program på din enhet (Excel, Word, Numbers och så vidare) för att se den.
Nedladdningen sker tyst: inget förhandsgranskningsfönster visas. Titta i webbläsarens nedladdningsfält eller i din Nedladdningar-mapp, så ligger filen där.
Felsökning
- Inget hände när jag klickade en gång. Ett enkelklick markerar bara filen. Klicka igen, eller dubbelklicka, för att öppna den.
- Min nedladdningslänk slutade fungera. Länken är tidsbegränsad med flit. Gå tillbaka till Företagsfiler och öppna filen igen för att få en ny.
- En länk någon delat med mig fungerar inte. Öppna filen själv från Företagsfiler i stället för att använda en kopierad länk. Tillhör den ett annat företag kan du inte öppna den alls.
- En PDF eller bild öppnades i en förhandsvisning i stället för att laddas ner. Det är som det ska. Använd webbläsarens sparfunktion i förhandsvisningsfönstret för att spara en kopia.
- Ett kalkylblad eller dokument förhandsgranskades inte. Det är förväntat: endast PDF:er och bilder förhandsgranskas, allt annat laddas ner. Leta efter filen bland nedladdningarna i din webbläsare.
- Fönstret öppnades men stannar på "Loading preview...". Stäng det och öppna filen igen. En långsam uppkoppling kan göra att en stor PDF eller bild bara laddas in delvis.
- Filen vill fortfarande inte öppnas. Prova en annan webbläsare, och om det fortsätter att strula, berätta för ditt HR-team vilken fil det gäller så att de kan kontrollera den.
- Den sparade filen har ett annat namn än det jag såg på skärmen. Nedladdningar använder filens ursprungliga namn, inte visningsnamnet. Du kan byta namn på den på din enhet efter att du har sparat den.
- Jag hittar inte filen. Använd sökrutan på sidan Företagsfiler, eller stäm av med ditt HR-team om filen skulle ha tagits bort.