Hantera företagsfiler
Så laddar HR upp, byter namn på och tar bort företagsfiler så att anställda kan visa och ladda ner dem, vem som får göra varje åtgärd och hur du löser en uppladdning som misslyckades.
Sidan Filer i CLVR Benefits är där företaget samlar dokument som alla anställda kan öppna, till exempel policyer, handböcker och förmånsguider. Om du tillhör HR-teamet ser du även ett uppladdningsfält högst upp på sidan, plus kontroller för att byta namn och ta bort, så att det delade biblioteket förblir aktuellt och prydligt. Anställda ser samma sida utan de kontrollerna: de kan bläddra och ladda ner, men inte lägga till eller ändra filer. Den här artikeln går igenom att ladda upp, byta namn på och ta bort företagsfiler, vem som får göra varje åtgärd och hur du löser en uppladdning som inte gick igenom.
Öppna sidan Filer
Logga in i CLVR Benefits och gå till Filer i navigeringen. Rubriken visar Företagsfiler med en Beta-etikett bredvid.
- HR-användare ser ett uppladdningsfält högst upp, följt av listan med filer.
- Anställda ser bara listan med filer, utan något uppladdningsfält.
Om du inte ser uppladdningsfältet är ditt konto inte inställt som HR-användare. Be din HR-kontakt bekräfta din åtkomst.
Ladda upp filer
Uppladdningsfältet har rubriken Ladda upp företagsfiler här, med texten Släpp filer här eller klicka för att bläddra.
Dra en eller flera filer till uppladdningsfältet, eller klicka på det för att öppna filväljaren. Du kan välja flera filer på en gång.
Medan filerna överförs ändras fältet till Laddar upp... och Vänta. Stanna kvar på sidan tills det är klart.
När det är klart bekräftar en grön avisering Lyckades hur många filer som laddades upp (till exempel "3 filer uppladdade"). De nya filerna visas i listan nedanför direkt.
Uppladdade filer syns för alla på företaget i samma stund de dyker upp. Det finns inget separat steg för att publicera eller dela.
Filen behåller sitt ursprungliga filnamn. Namnet som anställda ser är filnamnet utan filändelsen, så Förmånsguide 2026.pdf visas som Förmånsguide 2026. Du kan ändra det visade namnet senare genom att byta namn på filen.
Två gränser gäller för varje uppladdning:
- Typ. Bara tillåtna filtyper går igenom. De omfattar PDF, Word- och Excel-dokument, CSV, Apple iWork-filer samt PNG- och JPG-bilder. Välj Filer som stöds under uppladdningsfältet för att se hela listan.
- Storlek. Varje fil får vara högst 10 MB, vilket visas som Max filstorlek: 10 MB. Den sammanlagda storleken på en uppladdning måste också få plats inom företagets lagringsgräns.
Om en fil har fel typ ser du meddelandet Ogiltig filtyp och den filen hoppas över. Om en uppladdning skulle överskrida lagringsgränsen ser du Lagringsgräns överskriden och inget laddas upp.
Byt namn på en företagsfil
Om en fil har ett otydligt eller inaktuellt namn kan du ändra namnet som CLVR visar för den utan att ta bort och ladda upp den på nytt. Att byta namn uppdaterar bara visningsnamnet i filområdet, så länkar, nedladdningar och själva filen förblir exakt som de var. Kontrollen för att byta namn finns i rutnätsvyn.
Gå till Företagsfiler och se till att du är i rutnätsvyn (använd vyväxlaren bredvid sökrutan).
Klicka en gång på filen du vill byta namn på. Kortet markeras för att visa att den är vald.
En pennikon (Byt namn på fil) visas bredvid vyväxlaren. Klicka på den för att öppna dialogrutan.
Ändra texten i fältet Filnamn och klicka sedan på Spara eller tryck på Enter. Klicka på Avbryt för att stänga utan ändringar.
Ett grönt meddelande, Fil bytt namn, bekräftar ändringen, och det nya namnet visas direkt i både rutnäts- och listvy.
Ett klick på en fil markerar den; klickar du på samma fil igen öppnas den för förhandsvisning eller nedladdning. Markera alltså filen en gång och gå sedan vidare till pennikonen i stället för att klicka på filen en andra gång.
Att byta namn ändrar bara visningsnamnet som visas i ditt filområde. Det ändrar inte själva filen, dess innehåll eller dess filändelse, och de som laddar ner filen får fortfarande originalfilen. Bara etiketten i CLVR är annorlunda.
Ta bort en företagsfil
När du behöver ta bort en fil ur CLVR raderar du den på sidan Företagsfiler, vilket tar bort den permanent och direkt hindrar anställda från att se eller ladda ner den. Eftersom borttagningen är permanent ber CLVR dig att bekräfta först. Borttagningsåtgärden finns också i rutnätsvyn.
Växla till rutnätsvyn om du är i listvyn, och klicka sedan en gång på filen du vill ta bort så att den markeras.
Välj den röda papperskorgsikonen (Ta bort fil) som visas bredvid vyväxlaren. Bredvid den finns en pennikon för Byt namn på fil, så kontrollera att du valt rätt.
En dialog med rubriken Ta bort fil namnger den exakta filen och varnar för att åtgärden inte kan ångras, till exempel: "Är du säker på att du vill ta bort Q1 handbok.pdf? Denna åtgärd kan inte ångras." Klicka på den röda Ta bort för att radera filen, eller Avbryt för att behålla den.
När det lyckas visas en grön avisering Fil borttagen, filen försvinner från sidan, och eventuellt lagringsutrymme som den använde frigörs mot er lagringsgräns direkt.
Borttagningen är permanent och kan inte ångras. Filen tas bort från CLVR:s lagring och kan inte återställas från webbappen, så ladda ner en kopia först om du kan behöva den igen. Anställda förlorar åtkomst direkt. Om du bara vill snygga till namnet som visas för anställda, byt namn på filen i stället.
Vem kan ladda upp, byta namn och ta bort
Alla anställda kan hitta Företagsfiler, söka i sidan och öppna eller ladda ner det som finns där. Kontrollerna som ändrar filer är förbehållna HR-teamet, så att det delade biblioteket förblir tillförlitligt för hela företaget.
Vad alla anställda kan göra:
- Söka efter filer på namn med sökrutan.
- Växla mellan Rutnätsvy och Listvy med vyväxlaren (ditt val sparas till nästa gång).
- Öppna en fil. PDF-filer och bilder öppnas i ett förhandsgranskningsfönster, andra filtyper laddas ner direkt till enheten.
Vad bara HR-användare kan göra:
- Använda dropp-ytan Ladda upp företagsfiler här högst upp, med en lagringsmätare som visar hur mycket av företagets utrymme som används.
- Byta namn på en fil (pennan) för att ge den ett tydligare visningsnamn.
- Ta bort en fil (papperskorgen) för att radera den permanent.
Den här uppdelningen är medveten. Företagsfiler är ett enda delat bibliotek, så om alla kunde byta namn eller ta bort skulle dokument hamna i oordning eller försvinna. Att låta ändringarna ligga hos HR-användarna innebär att anställda alltid ser en ren och aktuell uppsättning dokument.
Företagsfiler är privata för ditt företag. Bara anställda i det företag som äger en fil kan öppna eller ladda ner den, och HR-användare kan bara hantera filer som tillhör det egna företaget. Filer delas aldrig mellan företag, inte ens av misstag.
Letar du efter dokument som inte alls ska vara synliga för anställda? De hör hemma i Interna filer, ett separat utrymme som delas endast med CLVR, inte med din personal. Se de relaterade artiklarna nedan.
Felsökning
När en fil inte går att ladda upp beror det nästan alltid på någon av ett fåtal kända orsaker, var och en med en tydlig avisering i övre hörnet. Samma uppladdningsyta och aviseringar gäller både Företagsfiler och Interna filer, så de här lösningarna fungerar i båda ytorna.
- Filtypen är inte tillåten. Du ser aviseringen Ogiltig filtyp med en lista över Tillåtna typer. Format som stöds är PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), CSV, Apple iWork (.pages, .numbers, .keynote) och bilder (.png, .jpg, .jpeg). Konvertera filen till ett format som stöds (PDF är säkrast för dokument) och dra in den igen.
- Filen är större än 10 MB. En fil som är större än gränsen tas inte med, så ingenting händer när du släpper den. Minska den och försök igen: exportera om en PDF med lägre kvalitet eller dela upp den, eller spara en bild i lägre upplösning. Släpper du flera filer och en är för stor går de andra under 10 MB ändå igenom, så kontrollera listan.
- Lagringsgränsen skulle överskridas. Varje yta har sin egen gräns (100 MB som standard). Du ser aviseringen Lagringsgräns överskriden som talar om hur mycket utrymme du behöver och hur mycket som finns kvar. Ta bort filer du inte längre behöver från samma yta och ladda sedan upp igen. Förbrukningsstapeln under uppladdningsytan visar hur nära gränsen du är.
- Interna filer kräver HR-behörighet. Interna filer kan bara laddas upp av HR-användare. På ett vanligt medarbetarkonto visas inte uppladdningsytan. Se till att du är inloggad med ditt HR-konto.
- En fil i en grupp misslyckades. Varje fil skickas för sig, så att ett fel inte stoppar de andra. Du ser aviseringen Kunde inte ladda upp [filnamn] för just den filen medan de andra lyckas. Försök igen med bara den fil som misslyckades; att ladda upp på nytt är säkert och dubblerar inte filerna som redan gick igenom.
- Jag ser inte uppladdningsfältet, eller kontrollerna för att byta namn och ta bort. Bara HR-användare får dem, och i rutnätsvyn visas kontrollerna för att byta namn och ta bort först när du markerat en fil. Be din HR-kontakt bekräfta att ditt konto är inställt som HR, och markera en fil först.
- En anställd kan inte ändra eller ta bort en fil. Det är som det ska vara. Bara HR-användare kan ladda upp, byta namn och ta bort; anställda kan bläddra, öppna och ladda ner.
- Namnet ser fel ut. Det visade namnet är filnamnet utan filändelsen. Byt namn på filen för att visa något tydligare.
- Jag tog bort fel fil. Den kan inte återställas från webbappen. Ladda upp filen igen för att få tillbaka den, och kontrollera namnet innan du tar bort nästa gång.