Hantera företagsfiler
Så laddar HR upp företagsfiler, ordnar dem i mappar, byter namn på, flyttar, ersätter och tar bort dem, vem som får göra vad och hur du löser en uppladdning som misslyckades.
Sidan Företagsfiler är där företaget samlar dokument som alla kan öppna, till exempel policyer, handböcker och förmånsguider. Tillhör du HR-teamet får du dessutom Ny mapp och Ladda upp högst upp på sidan och en ⋮-meny på varje mapp och fil, så att du kan hålla biblioteket aktuellt och prydligt. Anställda ser samma sida utan de kontrollerna: de kan bläddra och ladda ner, men inte lägga till eller ändra något. Den här artikeln går igenom uppladdning, mappar, namnbyte, flytt, ny version och borttagning, vem som får göra vad och hur du löser en uppladdning som inte gick igenom.
Öppna Företagsfiler
Välj Företagsfiler i huvudmenyn, eller gå till /files. Under rubriken ser HR "Synliga för alla på [ert företag]. Bara HR kan ladda upp, byta namn och ta bort."
Filer kan ligga på översta nivån eller i mappar. Välj en mapp för att öppna den. Brödsmulorna högst upp i filpanelen visar var du är; välj en av dem för att gå tillbaka uppåt.
Ladda upp filer
Öppna mappen som filerna hör hemma i. Filer hamnar i den mapp som är öppen, så på översta nivån hamnar de direkt under Företagsfiler.
Välj Ladda upp och välj en eller flera filer, eller dra in dem från datorn till sidan. Medan du drar står det Släpp för att ladda upp till följt av mappens namn, och "Alla på [ert företag] kommer att se dem. Högst 25 MB per fil."
Ett meddelande bekräftar uppladdningen, till exempel "Förmånsguide 2026 har laddats upp till Företagsfiler". Filerna visas direkt i mappen, med ditt namn under Tillagd av.
Uppladdade filer syns för alla på ert företag. Det finns inget separat steg för att publicera eller dela. Det enda undantaget är mappen Delat med CLVR, som bara HR och CLVR ser; läs den relaterade artikeln om att dela filer med CLVR.
En fil som laddats upp eller ersatts de senaste 7 dagarna har märkningen Ny, så att de anställda ser vad som är ändrat.
Tre gränser gäller för varje uppladdning:
- Typ. Bara tillåtna typer går igenom: PDF, Word, Excel, CSV, PowerPoint, Pages, Numbers, Keynote, PNG och JPG.
- Storlek. Varje fil får vara högst 25 MB.
- Lagring. Företagets filer delar en gemensam lagringsgräns, 100 MB om inte CLVR har satt en annan. HR ser hur mycket som används längst ner i filpanelen.
Skapa en mapp
Öppna mappen där den nya mappen ska ligga, eller stanna på översta nivån.
Välj Ny mapp. En mapp som heter Namnlös mapp dyker upp, med namnet redo att skriva över.
Skriv namnet och tryck på Enter för att spara det. Escape behåller det gamla namnet.
Mappar kan ligga i andra mappar. Varje mapp visar hur många mappar och filer den innehåller.
Byt namn på en mapp eller fil
Öppna ⋮-menyn på mappen eller filen och välj Byt namn.
Namnet blir redigerbart direkt där det står. Skriv det nya namnet och tryck på Enter för att spara, eller på Escape för att behålla det gamla.
En fil behåller sin typ när du byter namn på den: filändelsen är densamma, så du ändrar bara namnet framför den. Alla ser det nya namnet, och en nedladdning sparas med namnet som visas på sidan.
Flytta en fil till en annan mapp
Öppna filens ⋮-meny och välj Flytta till mapp.
Välj vart den ska: Företagsfiler, översta nivån eller valfri mapp.
Välj Flytta. Ett meddelande bekräftar vart filen hamnade, till exempel "Resepolicy har flyttats till Policyer".
Själva mapparna går inte att flytta, och filer kan inte flyttas in i eller ut ur mappen Delat med CLVR.
Ladda upp en ny version av en fil
När ett dokument ändras laddar du upp den nya versionen i stället för att ta bort den gamla filen och lägga till en ny.
Öppna filens ⋮-meny och välj Ladda upp ny version. Du kan också välja filen och sedan Ladda upp ny version bland dess uppgifter.
Välj den nya filen på din dator.
Ett meddelande bekräftar "En ny version av [filnamn] har laddats upp" och "Länkar till den fungerar fortfarande."
Filen behåller sitt namn, sin mapp och sina länkar. Innehållet, storleken och datumet under Uppdaterad ändras, och Tillagd av visar den som laddade upp den nya versionen. Filen får också märkningen Ny igen. Om assistenten får läsa företagsfilerna läser den den nya versionen.
Ta bort en fil eller mapp
Öppna ⋮-menyn på filen eller mappen och välj Ta bort. För en fil kan du också välja den och sedan Ta bort bland dess uppgifter.
En bekräftelse talar om vad som tas bort. För en fil säger Ta bort filen? att den tas bort för alla på ert företag. För en mapp säger Ta bort mappen? också hur många filer i den som följer med.
Välj Ta bort för att ta bort, eller Behåll för att låta den ligga kvar.
När du tar bort en mapp tas också mapparna i den och alla filer i dem bort, för alla. Borttagningen kan inte ångras, så ladda ner en kopia först om du kan behöva en fil igen. Vill du bara ha ett tydligare namn eller en nyare version, byt namn på filen eller ladda upp en ny version i stället.
Vem kan ladda upp, byta namn och ta bort
Alla anställda kan öppna Företagsfiler, öppna mappar, söka och ladda ner det som finns där. Kontrollerna som ändrar filer är förbehållna HR, så att det delade biblioteket förblir pålitligt för hela företaget.
Vad alla anställda kan göra:
- Öppna mappar och gå tillbaka uppåt med brödsmulorna.
- Söka i alla mappar med Sök i alla filer.
- Växla mellan Listvy och Rutnätsvy.
- Välja en fil för att se dess uppgifter, och ladda ner den.
Vad bara HR kan göra:
- Ladda upp filer och skapa mappar med Ny mapp.
- Byta namn på, flytta, ersätta och ta bort filer, och byta namn på och ta bort mappar, via ⋮-menyerna.
- Se lagringssiffran längst ner i filpanelen.
- Se och använda mappen Delat med CLVR.
Företagsfiler är privata för ert företag. Bara personer på företaget som äger en fil kan öppna eller ladda ner den, och HR kan bara hantera filer som tillhör det egna företaget.
Felsökning
- En fil är större än 25 MB. Den laddas inte upp, och ett meddelande talar om hur många filer som var för stora. De andra filerna du valde laddas ändå upp. Gör filen mindre, till exempel genom att spara om en PDF med lägre kvalitet, och ladda upp den igen.
- Filtypen är inte tillåten. Ett meddelande namnger filen och listar typerna du kan ladda upp. Spara den som en av dem (PDF är säkrast för dokument) och ladda upp den igen.
- Företagets lagring är full. Ett meddelande säger att filen inte laddades upp eftersom företagets filer redan använder hela utrymmet. Ta bort filer ni inte längre behöver, eller be CLVR om mer utrymme.
- En fil laddades inte upp av någon annan anledning. Meddelandet säger att inget annat i Företagsfiler ändrades. Försök igen, och berätta för CLVR vilken fil det gällde om det fortsätter att misslyckas.
- Ett namn sparades inte. Ett namn behöver minst ett tecken och högst 100 för en mapp eller 200 för en fil. Annars behålls det gamla namnet.
- En fil eller mapp "finns inte längre kvar". Någon annan tog bort eller flyttade den medan du hade sidan öppen. Sidan visar nu det som finns kvar.
- Jag laddade upp en fil till fel mapp. Använd Flytta till mapp för att lägga den rätt. Om de anställda inte ska se den alls, ta bort den och ladda upp den till Delat med CLVR i stället.
- Jag ser inte Ladda upp, Ny mapp eller ⋮-menyerna. Bara HR får dem. CLVR bestämmer vem som har HR-rollen, så kontakta CLVR om du borde ha den.
- Ny mapp är nedtonad. Du är i mappen Delat med CLVR, som bara innehåller filer. Gå tillbaka till Företagsfiler i brödsmulorna.
- Jag tog bort fel fil. Den kan inte återställas. Ladda upp filen igen om du fortfarande har en kopia.