Dela filer med CLVR

Så använder HR mappen Delat med CLVR i Företagsfiler för att skicka filer till CLVR och hämta filer som CLVR skickar, vem som ser den och hur den skiljer sig från resten av Företagsfiler.

När du behöver skicka ett dokument till CLVR som dina anställda inte ska se, till exempel ett avtal eller en löneexport, lägger du det i mappen Delat med CLVR på sidan Företagsfiler. Bara HR och CLVR ser mappen, och CLVR använder den också för att skicka filer till er. Den ersätter den tidigare sidan Interna filer, som inte längre finns i HR-menyn. Den här artikeln går igenom var mappen finns, hur den skiljer sig från resten av Företagsfiler, hur du laddar upp, hämtar, byter namn på, ersätter och tar bort filer i den, vem som ser den och hur lagringen räknas.

Var mappen finns

Öppna Företagsfiler i huvudmenyn. På översta nivån, bland mapparna, ser du Delat med CLVR, märkt Hanteras av CLVR. Välj den för att öppna den.

Högst upp i mappen står Bara HR och CLVR ser den här mappen, följt av: "Använd den för att dela filer med CLVR, som avtal eller löneexporter, och för att hämta filer vi skickar till er. Anställda ser den aldrig, och den kan inte byta namn eller tas bort."

Delat med CLVR eller resten av Företagsfiler

Allt annat på Företagsfiler syns för alla på ert företag. Mappen Delat med CLVR är det enda undantaget:

• Resten av Företagsfiler är till för dokument som alla anställda ska kunna läsa: policyer, handböcker, förmånsguider och blanketter.
• Delat med CLVR är till för filer som bara HR och CLVR ska se. Anställda ser aldrig mappen eller filerna i den.

En enkel tumregel: ska alla anställda kunna läsa filen? Ladda upp den till en annan mapp på Företagsfiler. Är den bara till för HR och CLVR? Ladda upp den till Delat med CLVR.

Mappen fungerar lite annorlunda än de mappar du skapar själv:

• Den kan inte byta namn eller tas bort.
• Den har inga mappar i sig, så Ny mapp går inte att använda medan den är öppen.
• Filer kan inte flyttas in i eller ut ur den. Åtgärden Flytta till mapp finns inte för filerna i den, och mappen finns inte med som val när du flyttar en annan fil.
• Filerna i den läses aldrig av AI-funktionerna. Era övriga företagsfiler läses av assistenten och automatiskt godkännande när HR har tillåtit det under AI-inställningar.

Det som är detsamma: vilka filtyper som är tillåtna, gränsen på 25 MB per fil och lagringsgränsen, som mappen delar med resten av företagets filer.

Ladda upp en fil som ska delas med CLVR

Hämta filer som CLVR skickar

Filer som CLVR lägger i mappen har CLVR under Tillagd av. En fil som laddats upp eller ersatts de senaste 7 dagarna har märkningen Ny, så en fil som CLVR precis har skickat syns tydligt.

För att få en kopia väljer du filen så att dess uppgifter öppnas och väljer Ladda ner, eller använder nedladdningsknappen på filens rad i listan. Filen sparas med namnet som visas på sidan.

Byt namn på, ersätt eller ta bort en fil i mappen

Varje fil i mappen har en ⋮-meny med Byt namn, Ladda upp ny version och Ta bort. Flytta till mapp finns inte, eftersom filerna inte kan lämna mappen.

• Byt namn. Namnet blir redigerbart direkt i listan. Skriv det nya namnet och tryck på Enter för att spara, eller på Escape för att behålla det gamla. Filen behåller sin typ: filändelsen är densamma.
• Ladda upp ny version. Välj den nya filen. Den behåller sitt namn och sin plats i mappen, medan innehållet, storleken och datumet under Uppdaterad ändras, och Tillagd av visar den som laddade upp den nya versionen.
• Ta bort. Dialogrutan Ta bort filen? talar om att filen tas bort för HR och CLVR. Välj Ta bort för att ta bort den, eller Behåll för att låta den ligga kvar. Borttagningen kan inte ångras, och filen försvinner även för CLVR.

Du kan också välja en fil för att öppna dess uppgifter, där Ladda upp ny version och Ta bort finns bredvid Ladda ner.

Vem som kan se och öppna mappen

• HR på ert företag. Alla med HR-rollen ser mappen på Företagsfiler och kan ladda upp, ladda ner, byta namn på, ersätta och ta bort filerna i den.
• CLVR. CLVR ser filerna i mappen och kan lägga till filer åt er.
• Anställda ser den aldrig. Mappen visas inte för dem, och Sök i alla filer visar aldrig dess filer för dem.

Varje fil visar vem som lade till den under Tillagd av: namnet på HR-kollegan som laddade upp den, eller CLVR när CLVR lade till den.

Lagring

Filer i Delat med CLVR räknas mot samma lagringsgräns som resten av företagets filer: 100 MB, om inte CLVR har satt en annan gräns för ert företag. HR ser hur mycket som används längst ner i filpanelen, till exempel "40 MB av 100 MB", tillsammans med en stapel. En uppladdning som skulle gå över gränsen nekas med ett meddelande, och inget laddas upp. Läs artikeln om lagringsgränsen under Relaterat för hur du frigör utrymme.

Felsökning

• Jag hittar inte Interna filer i HR-menyn. Det är nu mappen Delat med CLVR på Företagsfiler. Gamla länkar till Interna filer öppnar den mappen.
• En kollega ser inte mappen. Bara personer med HR-rollen ser den. CLVR bestämmer vem som har HR-rollen, så kontakta CLVR om din kollega borde ha den.
• Ny mapp är nedtonad. Mappen Delat med CLVR innehåller bara filer. Gå tillbaka till Företagsfiler i brödsmulorna högst upp i panelen för att skapa en mapp någon annanstans.
• Det finns inget Flytta till mapp för en fil här. Det är avsiktligt: filer kan inte flyttas in i eller ut ur Delat med CLVR.
• Jag vill att anställda ska se en fil från den här mappen. Ladda ner den, ladda upp den till en annan mapp på Företagsfiler, och ta bort kopian i Delat med CLVR om du inte längre behöver den där.
• En fil laddades inte upp. Kontrollera att den är av en tillåten typ och högst 25 MB, och att ert företag har lagringsutrymme kvar. Meddelandet på skärmen talar om vilket av dem det gällde.