Bekräfta och slutför ett förmånsköp

Hur du bekräftar ett förmånsköp, vad godkännande och statusen Väntar betyder, vart kvittomejlet skickas och hur du hittar köpet igen senare.

När du har fyllt i ett förmånsformulär och valt dina alternativ återstår ett steg innan köpet är klart: ett bekräftelsesteg där du kan kontrollera allt innan du genomför köpet. Den här artikeln går igenom knappen Köp förmån, granskningen du ser i rutan Bekräfta köp, vad som händer i samma stund du köper, vad godkännande och statusen Väntar betyder, vart kvittomejlet landar och hur du hittar köpet igen senare under Mina förmåner.

Påbörja köpet

På förmånssidan väljer du dina alternativ och väljer sedan Köp förmån (vissa förmåner använder egna texter, till exempel Skicka till pensionsbolag för en löneväxling till pension).

Knappen är inaktiv tills du har valt minst ett alternativ med en kostnad, så om den ser nedtonad ut går du tillbaka och gör ett val. När du väljer den kontrollerar CLVR först om något saknas i formuläret. Om ett obligatoriskt fält är tomt rullar sidan ner till det så att du kan fylla i det. När formuläret är komplett öppnas rutan Bekräfta köp.

Vad rutan Bekräfta köp visar

Rutan öppnas med rubriken Bekräfta köp och en kort uppmaning att granska dina uppgifter innan du bekräftar. Här kan du kontrollera:

• Förmån: förmånens namn, logotyp och kategori, så att du vet exakt vad du köper.
• Valda alternativ: alla val du gjort, inklusive eventuella filer du laddat upp, listade åt dig.
• Kampanjrabatt: visas som en egen rad när en aktiv kampanj gäller, så att du ser hur mycket som dras av.
• Total kostnad: slutbeloppet, framhävt i en egen ruta längst ner.

Om en del av kostnaden överstiger det din återstående förmånsbudget täcker förklarar en notis att resten tas från din lön. För förmåner som har sociala avgifter (till exempel en skattepliktig förmån eller en löneväxling) visar en extra uppställning vad som betalas från din förmånsbudget, vad som betalas från lönen, den skattefria och den beskattningsbara delen, samt beloppet för sociala avgifter.

Bekräfta eller avbryt

Längst ner i rutan finns två knappar:

• Avbryt stänger rutan och tar dig tillbaka till formuläret med dina val kvar.
• Bekräfta köp slutför köpet.

Vad som händer direkt efter köpet

När köpet lyckas ser du en grön bekräftelse på två ställen: en kort pop-up-avisering och en grön ruta på förmånssidan med rubriken Ditt köp lyckades!. Rutan innehåller en länk, Se mina förmåner, som tar dig till dina köp.

Rutan visar också var ditt köp står, vilket beror på hur ditt företag har ställt in godkännanden:

• Automatiskt godkänt: rutan bekräftar att köpet godkändes direkt.
• Väntar på godkännande: rutan säger att ditt köp nu väntar på godkännande. Ditt HR-team eller den utsedda godkännaren granskar det därifrån.

Oavsett vilket är köpet säkert registrerat och du kan följa det under Mina förmåner.

Vad godkännande och statusen Väntar betyder

Ett köp registreras direkt, men det godkänns inte alltid i samma sekund. Vissa köp godkänns automatiskt, andra väntar på att någon på ditt företag granskar dem först. Texten under Ditt köp lyckades! talar om vilket av dem som hände:

• Godkänt automatiskt. "Ditt köp har godkänts automatiskt." Du behöver inte göra något mer, köpet är redan klart.
• Väntar på godkännande. "Ditt köp väntar nu på godkännande." Köpet är sparat och väntar på en granskare innan det räknas som klart.

Om ett köp godkänns direkt avgörs av ditt företag, inte av dig. Ditt HR-team ställer in ett godkännandeflöde för varje förmån eller kategori: vissa är inställda på att godkännas automatiskt, andra skickar varje köp till en granskare först. Samma förmån kan därför godkännas direkt för dig och behöva granskas på ett annat företag, beroende på hur respektive förmån är inställd.

Ett köp som väntar är redan registrerat på ditt konto. Du behöver inte köpa det igen eller skicka något till någon: köpet ligger i kön och statusen uppdateras av sig själv när det har granskats. Du kan följa resultatet på din förmånssida, där Väntar betyder sparat och väntar på den första granskningen, och Godkänd betyder klart (ett köp som godkändes automatiskt visas som godkänt).

Hitta kvittomejlet

Ett kvittomejl landar i din inkorg varje gång du köper, oavsett om köpet godkändes automatiskt eller fortfarande väntar. Ämnesraden är Förmån köpt och mejlet inleds med Köpet lyckades!. Det skickas till samma e-postadress som du loggar in med, så det finns inget att ställa in, och det kommer på ditt språk: svenska som standard, eller engelska om ditt språk är inställt på engelska.

Hälsningen speglar hur köpet granskas:

• Om din förmån bekräftas direkt lyder hälsningen ungefär "Hej Anna! Vad bra! Din förmån är bekräftad!".
• Om den fortfarande behöver granskas av ditt HR-team lyder hälsningen ungefär "Hej Anna! Ditt köp väntar på godkännande från HR. Vi meddelar dig när det är granskat!".

Att du får det här mejlet betyder alltså alltid att din order har lagts. Det betyder inte i sig att köpet är helt godkänt.

Innehållet listar förmånen du köpt tillsammans med de viktigaste orderuppgifterna:

• Förmånsnamnet.
• Utläggs-ID, ett referensnummer för ordern.
• Datum för köpet.
• Kostnad.
• En Uppgifter-sektion som listar de val du gjorde i förmånsformuläret.

Om en del av kostnaden tas från din lön i stället för från dina förmånsmedel visar en rad det belopp som "dras från din lön".

För en skattepliktig förmån (i stället för skattefri friskvård) delar kvittot upp kostnaden i stället för att visa en enda summa: en Grundkostnad (priset på själva förmånen), en rad Arbetsgivaravgift (31,42 %) (arbetsgivaravgiften som gäller för en skattepliktig förmån) och en Totalkostnad (grundkostnad plus arbetsgivaravgift).

Om du köpte under en kampanj visar kvittot rabatten du fick: en Urvalskostnad (priset före kampanjen), en Kampanjrabatt (beloppet som dragits av, visat som ett negativt belopp), en Grundkostnad (priset efter rabatten) och en Totalkostnad (slutbeloppet).

När ett köp bekräftas direkt är det här kvittot det enda mejlet du får. När det först måste till ditt HR-team får du ett uppföljningsmejl senare: Köp av förmån godkänt om ditt HR-team godkänner det, eller ett avslagsmejl, med anledningen, om de inte gör det. Då kan du åtgärda problemet och köpa igen.

Se dina tidigare köp

Varje förmån du köper i Förmånsbutiken och varje kvitto du laddar upp hamnar på ett och samma ställe, så att du kan se tillbaka på vad du har begärt och kontrollera var varje post står. Du når sidan via länken Mina förmåner i den övre navigeringen, som visar ditt förnamn. Länken Se mina förmåner i bekräftelsen efter ett köp tar dig till samma plats.

Din förmånssida listar båda typerna av aktivitet tillsammans:

• Köp: något du har köpt i Förmånsbutiken.
• Utläggsrapport: ett kvitto du har laddat upp för att få tillbaka, till exempel ett friskvårdsutlägg.

Du kan också se en System-rad, som är ett belopp CLVR har lagt till eller justerat åt dig. Varje rad visar Inskickat-datum, Utläggsdatum, Typ, Kategori, Belopp och Status. Du kan söka, sortera och nollställa listan med kontrollerna ovanför tabellen.

Välj vilken rad som helst för att öppna dess detaljer. För ett köp i Förmånsbutiken ser du:

• Köpinformation: datumet, vilken Förmån du valde, och Betalningsmetod (betalat med din Förmånsersättning eller från Lön).
• Ytterligare detaljer: de val du gjorde när du beställde, till exempel en storlek eller ett upplägg.
• Kostnadssammanfattning: Total kostnad, med eventuell kampanjrabatt eller förmånsskatt (BIK) som separata rader.
• Betalningsfördelning (när det betalats med din ersättning): hur mycket som togs från din ersättning och hur mycket som eventuellt dras från din lön.

Uppladdade kvitton öppnas med själva kvittot, uppgifterna du fyllde i och en tidslinje över vad som har hänt hittills.

Statusmärket talar om var en post befinner sig:

• Väntande: inskickad och väntar på den första granskningen.
• Godkänd: klar. Ett utlägg som godkänts automatiskt visas som godkänt med en liten markering om att det granskats av AI.
• Ändringar begärda: en granskare behöver att något uppdateras innan posten kan gå igenom.
• Avslagen: öppna den för att läsa orsaken.

Ett gult Lönedrag-märke betyder att en del av posten betalas via din lön i stället för din ersättning.

Felsökning

• Knappen Köp förmån är nedtonad. Du har inte valt något alternativ med en kostnad ännu. Gå tillbaka till formuläret och gör ett val.
• Rutan öppnas inte och sidan hoppar. Ett obligatoriskt fält är tomt. CLVR rullar ner till fältet som behöver fyllas i; fyll i det och försök igen.
• Jag fick meddelandet "Något gick fel". Köpet gick inte igenom. Stäng meddelandet och välj Köp förmån igen. Om det fortsätter att misslyckas, kontakta ditt HR-team.
• Mitt köp står fortfarande som Väntar. Det är väntat tills en granskare har behandlat det. Du behöver inte göra om något, statusen uppdateras av sig själv, och många friskvårdsposter godkänns automatiskt inom sekunder.
• Jag stängde bekräftelsen för snabbt. Inget gick förlorat. Köpet och dess status finns på din förmånssida, och kvittot finns i din e-post.
• Kvittomejlet kom aldrig fram. Kontrollera skräppost- och spammapparna. Kvittot går till e-postadressen du loggar in med, så kontrollera att det är den adress du väntar dig, och fråga ditt HR-team om något ser fel ut.
• Jag vill se hur mycket ersättning jag har kvar. Din kvarvarande förmånsbudget visas på din Översikt, inte på förmånssidan. Öppna översikten för att se vad du har använt och vad som är kvar.
• Jag hittar inte en äldre post. Titta i avsnittet Tidigare förmåner längre ner på sidan, och rensa eventuell sökning du har skrivit.

När köpet inte går att påbörja

Nästan alla köp som fastnar beror på en av några saker: ett val som saknas, ett obligatoriskt fält, en fil som inte följer reglerna, ett tillfälligt fel, eller en förmån som ditt företag inte har gjort klart.

• Knappen aktiveras aldrig. Knappen Köp förmån förblir inaktiv tills dina val summerar till en kostnad över noll. Välj ett prissatt alternativ (en nivå, storlek, ett antal eller en summa) så uppdateras totalsumman och knappen aktiveras. För förmåner som du anmäler intresse för i stället för att köpa heter knappen Anmäl intresse, och samma princip gäller när formuläret är ifyllt. Knappen är också inaktiv en kort stund medan ett köp behandlas, så vänta ett ögonblick efter att du valt den.
• Jag valde ett alternativ men knappen är fortfarande grå. Troligen saknas ett obligatoriskt fält eller är felaktigt. Scrolla upp och leta efter ett markerat fält längre upp i formuläret; CLVR markerar det första åt dig när du försöker gå vidare. Fyll i det så aktiveras knappen.
• Det händer inget när jag skickar och sidan hoppar. När du väljer Köp förmån kontrollerar CLVR först alla obligatoriska fält. Om något saknas eller är ogiltigt öppnas inte fönstret Bekräfta köp; i stället rullar sidan till det första fältet som behöver åtgärdas och placerar markören i det. Åtgärda varje markerat fält i tur och ordning och välj sedan Köp förmån igen.
• Min fil avvisas. Vissa förmåner ber dig bifoga en fil. Kontrollera den mot reglerna för uppladdning: använd en PDF, JPG eller PNG, upp till 10 MB om inte formuläret anger en annan gräns. Om din fil är större, spara eller exportera en mindre version (en komprimerad PDF eller en omsparad bild) och försök igen.
• Jag fick meddelandet "Något gick fel" efter att jag bekräftat. Stäng det och försök en gång till. Köpet registreras först när det lyckas, så ett misslyckat försök köper inte förmånen två gånger, och inget dras från din förmånsbudget eller lön förrän ett köp faktiskt går igenom. Om felet återkommer är det oftast tillfälligt: vänta en stund och försök igen, eller kontakta ditt HR-team om det kvarstår.

När förmånen visar "Inställningar saknas"

Ibland visar en förmånssida en röd notis, Inställningar saknas, i stället för köpformuläret, så att förmånen inte går att köpa än. Kortfattat står det att sidan för närvarande är otillgänglig eftersom specifika inställningar inte har slutförts av ditt HR-team.

Det är inget du har gjort, och det finns inget att åtgärda från din sida. Förmånen har lagts till i butiken, men en nödvändig inställning (till exempel dess kostnad eller en kategoriregel) är inte klar än, så CLVR döljer köpformuläret i stället för att låta dig köpa något som bara är delvis uppsatt. Notera vilken förmån det gäller, berätta för ditt HR-team eller din HR-kontakt så att de kan slutföra uppsättningen, och när den inställning som saknas är ifylld visas formuläret och knappen Köp förmån som vanligt. Du behöver inte göra något särskilt efteråt: gå bara tillbaka till förmånssidan, så finns formuläret där.