Läs HR-översikten

En rundtur i HR-översikten, periodväljaren och hur korten Deltagandefrekvens, Kategoripopularitet och Genomsnittligt utlägg per anställd räknas fram och var deras siffror kommer ifrån.

HR-översikt är startsidan i HR-delen av CLVR Benefits. Den öppnas via länken Översikt i HR-menyn och ger en företagsövergripande bild av hur er förmån används: en deltagandesiffra, vilka kategorier som är populärast och det genomsnittliga utlägget per anställd. Sidan har rubriken HR-översikt med texten Visa företagsövergripande mätvärden och rapporter och en liten Beta-markering, så räkna med att den fortsätter att förbättras över tid. Den här artikeln går igenom sidan uppifrån och ner: periodväljaren, vart och ett av de tre korten och exakt hur det räknas, och reglerna som avgör vilka utlägg och anställda som matar varje siffra.

Sidan på en överblick

Under periodväljaren ligger två kort sida vid sida, med ett tredje i full bredd under:

• Kategoripopularitet visar vilka förmånskategorier som har mest aktivitet under den valda perioden. Diagrammet behöver minst tre kategorier med aktivitet för att ritas upp; fram till dess visar kortet Ingen förmånsaktivitet under denna period eller en uppmaning att lägga till minst tre kategorier med aktivitet.
• Deltagandefrekvens visar andelen anställda som använder förmåner som en procentsats (av anställda som använder förmåner), med antalet uppdelat under som Deltar och Totalt antal anställda.
• Genomsnittligt utlägg per anställd visar det genomsnittliga beloppet per anställd för perioden, en etikett per anställd och ett linjediagram över trenden över tid. När det finns en tidigare period att jämföra med visas en liten siffra uppåt eller nedåt med den procentuella förändringen.

Ändra tidsperiod

Översikten visar förmånsaktivitet för ett tidsfönster i taget, och en väljare högst upp på sidan låter dig välja vilket fönster. När du ändrar den räknas alla siffror på sidan om samtidigt. Väljaren erbjuder fyra alternativ:

• Denna månad
• Detta kvartal
• Detta år
• År till datum

År till datum är förvalt när du öppnar översikten första gången. Välj ett alternativ så uppdateras hela sidan.

Varje period har också ett matchande jämförelsefönster, som översikten använder för att visa om utläggen ökar eller minskar:

• Denna månad: den aktuella kalendermånaden, jämfört med föregående månad.
• Detta kvartal: det aktuella kalenderkvartalet, jämfört med föregående kvartal.
• Detta år: januari till december i år, jämfört med samma månader förra året.
• År till datum: från 1 januari fram till idag, jämfört med samma antal dagar förra året.

År till datum och Detta år börjar alltså båda den 1 januari, men År till datum stannar vid idag medan Detta år löper fram till slutet av december. Tidigt på året liknar de två vyerna varandra, och i december matchar de.

Ditt val lagras i sidans adress som ett period-värde, så översikten för ett visst fönster har sin egen länk. Du kan spara en vy du kollar ofta som bokmärke, eller kopiera adressen för att dela exakt samma fönster med en kollega i ditt HR-team. När de öppnar länken kommer de direkt till samma period.

Deltagandefrekvens

Kortet Deltagandefrekvens svarar på en enda fråga: av personerna i er förmånsplan, hur många använder den faktiskt under den period du tittar på. Den stora siffran är andelen anställda som använt sina förmåner, med en decimal (till exempel 62,5%) och texten av anställda som använder förmåner under. CLVR räknar ut den som antalet deltagande anställda delat med ditt totala antal anställda, för den valda perioden.

Under procentsatsen finns de två tal som bygger upp den:

• Deltar är antalet anställda som har minst ett godkänt utlägg daterat i den valda perioden. Varje person räknas en gång, oavsett hur många utlägg de skickat in.
• Totalt antal anställda är antalet anställda i er plan, och det är nämnaren i procentsatsen.

En anställd räknas som deltagande i samma stund som de har ett godkänt utlägg i perioden. Beloppet spelar ingen roll: ett litet godkänt friskvårdsutlägg räknas precis lika mycket som ett stort. Både Deltar och Totalt antal anställda utgår från samma grupp personer, så procentsatsen förblir konsekvent. Aktiva anställda i er plan räknas; anställda som är markerade som avslutade och externa anställda utelämnas från båda talen.

Det betyder att samma person kan räknas som deltagande i en period och inte i en annan. Någon med ett godkänt utlägg tidigare i år syns under Detta år eller År till datum, men om de inte haft något godkänt utlägg denna månad dyker de inte upp i siffran Deltar för Denna månad. En lägre frekvens på en kort period är oftast helt normalt, inte ett problem.

Kategoripopularitet

Kortet Kategoripopularitet är ett radardiagram som jämför hur mycket ditt företag har spenderat över sina förmånskategorier för perioden du har valt. Det är ett snabbt sätt att se vilka kategorier de anställda faktiskt använder, och vilka som har lite aktivitet.

Varje punkt på radarn är en av dina förmånskategorier, och dess avstånd från mitten speglar det totala godkända utlägget i den kategorin för den valda perioden. Kategorier med mer utlägg når längre ut, så formen visar med en blick var förmånsaktiviteten är koncentrerad. Utlägget bakom varje kategori samlas in från alla typer av godkända utlägg som är kopplade till den kategorin:

• Ett förmånsköp från förmånsbutiken.
• Ett manuellt utlägg.
• Ett utläggsärende (till exempel ett kvitto för friskvård).

Alla tre grupperas efter kategorin de tillhör och summeras, så en kategoris position speglar den totala aktiviteten över alla vägar, inte bara en.

Ett radardiagram behöver minst tre punkter för att rita en meningsfull form, så kortet visar ett kort meddelande i två fall:

• Ingen förmånsaktivitet under denna period. Det finns inget godkänt utlägg alls för den valda perioden, så det finns inget att rita upp.
• Lägg till minst 3 kategorier med aktivitet för att visa diagrammet. Det finns visst godkänt utlägg, men det faller inom bara en eller två kategorier. Radarn visas när minst tre kategorier har aktivitet under perioden.

Långa kategorinamn förkortas på diagrammets axel så att etiketterna förblir läsbara runt radarn. Själva kategorin är oförändrad; bara etiketten i diagrammet kortas av för visning.

Genomsnittligt utlägg per anställd

Kortet Genomsnittligt utlägg per anställd omvandlar godkända förmånsutlägg till en enda siffra du kan följa över tid, med en trendprocent bredvid och ett linjediagram under.

Den stora siffran är det genomsnittliga godkända utlägget för hela teamet under den valda perioden. CLVR tar det totala godkända utlägget under perioden och delar det med antalet aktiva anställda, och visar sedan beloppet i svenska kronor utan decimaler (till exempel 3 000 kr). Texten per anställd står precis under. Två detaljer formar den här siffran:

• Endast godkända. Bara utlägg som har nått en godkänd status räknas med. Väntande eller avvisade utlägg ingår inte.
• Alla aktiva anställda. Nämnaren är varje aktiv anställd, inte bara de som har gjort ett utlägg. Avslutade och externa anställda räknas inte med.

Till höger om siffran jämför CLVR periodens snitt med samma snitt för föregående jämförbara period och visar förändringen som en procentsats, med en decimal. En grön pil uppåt betyder att snittet har stigit; en röd pil nedåt betyder att det har sjunkit. Pilen och procenten visas bara när det fanns utlägg under den tidigare perioden att jämföra med. På ett helt nytt konto, eller för en period utan tidigare historik, visar kortet bara siffran.

Under huvudsiffran ritar linjediagrammet det månatliga snittet per anställd, så att du ser trendens form och inte bara en ögonblicksbild. Hur många månader som visas beror på perioden: Denna månad visar sex månader, Detta kvartal fyra månader, och Detta år och År till datum tolv månader. Håll muspekaren över en punkt på linjen för att se en liten ruta med den månaden och dess Genomsnittligt utlägg i kronor.

Var siffrorna kommer ifrån

Översikten summerar inte helt enkelt alla utlägg i ditt företag. Den lägger först på några konsekventa filter och grupperar sedan det som är kvar efter datum. När du känner till reglerna är det enkelt att se varför en siffra kan vara lägre än antalet du får om du bläddrar i en ofiltrerad utgiftslista.

• Endast godkända utlägg räknas. Varje siffra bygger enbart på godkända utlägg. Ett utlägg som fortfarande väntar, är under granskning eller har nekats bidrar inte till någon summa. Så fort ett utlägg är godkänt (även utlägg som godkänns automatiskt) börjar det räknas mot den period det infaller i. Det här är den vanligaste anledningen till att en siffra ser låg ut: en bunt nya utlägg kan fortfarande vänta på godkännande.
• Endast aktiva anställda räknas. Avslutade anställda och externa anställda utesluts ur varje siffra, tillsammans med sina utlägg. Detta gäller både personerna som räknas och utläggen som räknas.
• Utlägg grupperas efter sitt utläggsdatum. Översikten sorterar varje godkänt utlägg efter dess utläggsdatum, det datum då utgiften faktiskt skedde, inte datumet då det skickades in eller godkändes. Ett utlägg som betalades i mars men godkändes i april räknas alltså mot mars.

När översikten summerar utlägg lägger den ihop varje godkänt utlägg som hör till en aktiv anställd, oavsett källa: köp av en partnerförmån, manuellt inmatade utlägg och uppladdade utläggsrapporter (till exempel ett friskvårdskvitto). Allt räknas på samma sätt, efter beloppet. Pengar visas i svenska kronor och avrundas till hela kronor, utan öre, så en visad siffra kan skilja sig några öre från den exakta summan i en utgiftsexport. Det är bara visningsavrundning, inte en annan beräkning.

Lägg ihop reglerna så blir det tydligt varför en summa kan ligga under en rå utgiftslista. En ofiltrerad lista innehåller ofta utlägg som väntar, är under granskning eller har nekats; utlägg från avslutade eller externa anställda; och utlägg daterade utanför perioden du tittar på. Översikten bortser från alla tre. Om du behöver varje rad, inklusive de uteslutna, använd utgiftssidorna i stället för översikten.

Var du agerar

Översikten är till för att läsas, inte redigeras. För att hantera enskilda poster använder du HR-menyn:

• Utlägg för att granska uppladdade utläggsrapporter och förmånsköp.
• Anställda (under Visa alla anställda och Lägg till / Hantera anställda) för att hantera personer.
• Inställningar för att hantera förmånskategorier, godkännanden och löner.

Felsökning

• Korten ser tomma ut. Med lite eller ingen aktivitet under den valda perioden kan Deltagandefrekvens och Genomsnittligt utlägg per anställd visa låga värden, och Kategoripopularitet visar ett meddelande om att aktivitet saknas. Byt till en bredare period, till exempel År till datum, för att se mer.
• Diagrammet ritas inte upp. Kategoripopularitet behöver minst tre kategorier med aktivitet under perioden innan det kan visas. Ser du Ingen förmånsaktivitet under denna period finns inget godkänt utlägg alls; Lägg till minst 3 kategorier med aktivitet betyder att utlägg finns men bara i en eller två kategorier.
• Deltagandefrekvensen ser låg ut för en kort period. Smala perioder som Denna månad visar naturligt färre deltagare. Byt till Detta år eller År till datum för en helare bild.
• Någon saknas i Deltar. Kontrollera att deras senaste utlägg är godkänt, inte fortfarande väntande eller under granskning, och att datumet ligger inom den valda perioden.
• Totalt antal anställda ser fel ut. Avslutade och externa anställda utelämnas avsiktligt. Talet speglar aktiva anställda i er plan.
• En kategori jag förväntade mig saknas i diagrammet. Dess utlägg kan fortfarande vara väntande eller avvisade, kan falla utanför den valda perioden, eller tillhöra avslutade eller externa anställda, varav inget räknas.
• En diagrametikett ser avkapad ut. Långa kategorinamn förkortas på axeln med flit. Hela kategorin påverkas inte.
• Ett nyligen inlagt utlägg saknas på översikten. Kontrollera dess status. Endast godkända (och automatiskt godkända) utlägg räknas. Om det fortfarande väntar eller är under granskning syns det när det har godkänts.
• Summan är lägre än min export. Din export innehåller troligen utlägg som väntar, har nekats, hör till avslutade eller externa anställda, eller är daterade utanför den valda perioden. Allt detta utelämnar översikten.
• En siffra ändrades efter att jag godkänt något gammalt. Utlägget grupperades efter sitt utläggsdatum, så att godkänna ett bakåtdaterat utlägg uppdaterar en tidigare period snarare än den aktuella.
• Siffrorna ser något fel ut, på en krona. Belopp på översikten avrundas till hela kronor vid visning.
• Siffrorna ser fel ut för månaden. Tänk på väljaren: varje kort speglar den valda perioden, så kontrollera om du står på Denna månad eller en bredare period.