Hantera interna filer
Så laddar HR upp, byter namn på och tar bort filer i den privata ytan Interna filer som bara delas med CLVR, och exakt vem som kan se och öppna dem.
När du behöver dela ett känsligt dokument med CLVR ger sidan Interna filer dig en privat plats att göra det på, i stället för att bifoga filen i ett mejl. Filer du laddar upp här går bara till CLVR och syns aldrig för dina anställda, vilket håller lönelistor, avtal och liknande dokument borta från e-post och från resten av företagets vy. Den här artikeln går igenom att ladda upp, byta namn på och ta bort interna filer, och exakt vem som kan se och öppna dem.
Öppna sidan Interna filer
I HR-delen av CLVR öppnar du Interna filer under avsnittet Allmänt i menyn. Sidan är begränsad till HR, så bara HR-kollegor på ditt företag kan nå den. Den som saknar HR-behörighet får i stället ett meddelande om nekad åtkomst.
Högst upp på sidan påminner en varningsruta om vad ytan är till för: Interna filer är helt separat från Företagsfiler, och allt som sparas här delas bara med CLVR, inte med dina anställda.
Företagsfiler och Interna filer är två olika platser. Företagsfiler är det dina anställda kan se och ladda ner. Interna filer är privat för ditt HR-team och CLVR. Om ett dokument är till för personalen laddar du i stället upp det under Företagsfiler.
Ladda upp filer
Hitta uppladdningsytan Ladda upp filer här högt upp på sidan.
Dra in en eller flera filer till ytan, eller klicka på den för att bläddra och välja filer från din dator. Du kan ladda upp flera samtidigt.
Varje fil laddas upp för sig. När det är klart bekräftar en grön Lyckades-ruta hur många filer som laddades upp, och filerna visas i rutnätet eller listan nedanför.
Samma gränser gäller som för Företagsfiler:
- Max filstorlek: 10 MB per fil.
- Filer som stöds: PDF, Excel (.xlsx, .xls), CSV, Word (.docx, .doc), Apple iWork (.pages, .numbers, .keynote) och bilder (.png, .jpg, .jpeg). Välj Filer som stöds under uppladdningsytan för att se hela listan.
- Allt du laddar upp räknas mot ditt företags lagringsgräns för interna filer (100 MB som standard).
Dina filer dyker upp i ytan under uppladdningsrutan, där du kan växla mellan rutnäts- och listvy och använda Sök filer... för att hitta en fil på namn. Härifrån kan du också öppna en fil, byta namn på den eller ta bort den. Filerna ligger kvar i Interna filer tills du tar bort dem.
Byt namn på en intern fil
Om du vill snygga till namnet som visas för en fil kan du byta namn på den direkt. Att byta namn ändrar bara visningsnamnet som ditt HR-team ser; det sparade dokumentet och dess filtyp förblir exakt som de var, så du behöver inte ta bort och ladda upp filen på nytt. Namnbyte sker i rutnätsvyn, där varje fil visas som ett kort.
Byt till rutnätsvy om du är i listvy, med vyväxlaren bredvid sökrutan.
Klicka en gång på filen för att markera den. Kortet markeras så att du ser att det är valt.
Välj pennikonen Byt namn på fil som visas bredvid vyväxlaren.
I dialogrutan Byt namn på fil skriver du det nya namnet i fältet Filnamn och väljer sedan Spara eller trycker på Enter. Ett grönt meddelande, Fil bytt namn, bekräftar ändringen.
Att klicka på en fil som redan är markerad öppnar den i stället för förhandsgranskning eller nedladdning. Klicka en gång för att markera och använd sedan pennikonen Byt namn på fil för att byta namn.
Bara visningsnamnet ändras, alltså namnet du och ditt HR-team läser i listan. Själva dokumentet, dess innehåll och dess filändelse är oförändrade, så länkar och nedladdningar fortsätter att fungera, och du behöver inte ladda upp någonting på nytt.
Ta bort en intern fil
När en fil inte längre behövs kan du ta bort den permanent från sidan Interna filer. Borttagning tar bort filen från den säkra lagringen och från registret för både ditt HR-team och CLVR, så det är värt en stund att kontrollera att du har rätt fil först. Borttagning görs från rutnätsvyn, där åtgärdsikonerna visas när en fil är markerad.
Byt till rutnätsvy om du är i listvy, och klicka sedan en gång på filen för att markera den. Kortet markeras för att visa att det är valt.
Välj den röda papperskorgsikonen (Ta bort fil) som visas bredvid vyväxlaren.
En dialogruta, Ta bort fil, ber dig bekräfta och namnger filen: "Är du säker på att du vill ta bort [filnamn]? Denna åtgärd kan inte ångras." Välj Ta bort för att bekräfta, eller Avbryt för att behålla filen.
En grön avisering, Fil borttagen, bekräftar att filen är borta.
Filen tas bort från den säkra lagringen och från registret, permanent. Det finns ingen ångra-funktion och ingen papperskorg, och den försvinner för både ditt HR-team och CLVR samtidigt. Utrymmet den använde återförs direkt till din lagringsgräns för interna filer. Om du bara behöver rätta det visade namnet, byt namn på filen i stället.
Vem kan se och öppna interna filer
Åtkomst till Interna filer är begränsad till två grupper:
- HR-användare i ditt företag. Alla i ditt team som är markerade som HR-användare kan öppna sidan, bläddra bland filer och förhandsgranska eller ladda ner dem.
- CLVR. Dina CLVR-kontakter kan se och lägga till filer på sin sida, vilket är hela poängen med sidan: en säker kanal för dokument som du annars hade mejlat.
Endast HR-användare som tillhör filens eget företag kan öppna, ladda upp, byta namn på eller ta bort dess interna filer. Filer från ett företag är aldrig synliga för ett annat.
Vanliga anställda (utan HR-behörighet) har ingen väg in i det här området. Det finns ingen menylänk för dem; om någon ändå når sidan direkt ser de Åtkomst nekad. Endast HR. i stället för några filer, och den som inte alls är upplagd som anställd ser ett enkelt meddelande om Åtkomst nekad. Ett dokument du lägger här exponeras alltså aldrig för den bredare personalstyrkan.
HR-åtkomst är knuten till ett aktivt HR-konto. Om en HR-kollega slutar och kontot avslutas förlorar de omedelbart möjligheten att öppna, ladda upp, byta namn på eller ta bort interna filer. Deras åtkomst upphör med kontot; inget extra behöver stängas av.
Varje intern fil registrerar vem som lade till den, så det är tydligt om en fil kom från din sida eller från CLVR. I listvyn visar kolumnen Uppladdad av namnet på den HR-kollega som laddade upp den, eller CLVR när filen laddades upp på CLVR:s sida. Byt till listvy om du vill se den här kolumnen medan du går igenom filerna.
Felsökning
- Jag ser inte sidan Interna filer. Den är begränsad till HR. Om du borde ha åtkomst, fråga en annan HR-kollega på ditt företag eller kontakta din CLVR-kontakt.
- En kollega ser inte sidan. De är troligen inte upplagda som HR-användare, eller så har deras konto avslutats. Be din HR-kontakt bekräfta deras HR-åtkomst.
- Min fil nekades som ogiltig filtyp. Bara de typer som stöds laddas upp. Kontrollera listan Filer som stöds och konvertera dokumentet vid behov (exportera till exempel till PDF).
- Jag fick ett meddelande om lagringsgräns. Lagringen för dina interna filer är full. Ta bort filer du inte längre behöver för att frigöra utrymme, eller fråga din CLVR-kontakt om gränsen.
- Filen är för stor. Varje fil måste vara 10 MB eller mindre. Komprimera den eller dela upp den i mindre filer.
- Jag ser ingen penn- eller papperskorgsikon. De visas bara i rutnätsvyn när en fil är markerad. Byt till rutnätsvy och klicka först en gång på en fil.
- Ett rött meddelande, "Kunde inte byta namn på fil" eller "Kunde inte ta bort fil", visas. Ändringen sparades inte. Kontrollera din uppkoppling och försök igen; om det fortsätter att misslyckas, kontakta din kontaktperson på CLVR.
- Jag tog bort fel fil. Borttagning är permanent och kan inte ångras. Ladda upp filen igen från Interna filer om du fortfarande har en kopia.
- Jag väntade mig en fil men den finns inte där. Interna filer hör till ett enskilt företag. En fil som delats med ett annat företag visas inte här.
- Jag vill att mina anställda ska se en fil här. Flytta den till Företagsfiler. Interna filer visas aldrig för anställda, det är så det är utformat.