Så rapporterar du ett problem

Hela flödet i Rapportera ett problem i HR-vyn, hitta knappen, välj ärendetyp och berörd modul, skriv beskrivningen, koppla utlägg, bifoga filer, skicka in på dator eller mobil, vad som händer sedan, och hur du åtgärdar felen på vägen.

När något inte fungerar som det ska i din HR-vy i CLVR Benefits, en översättning ser fel ut eller du har en idé om produkten berättar du det för oss via knappen Rapportera ett problem. Det är den enda ingången för alla typer av rapporter, och den finns inbyggd i HR-layouten så att den är tillgänglig från alla sidor under /hr, oavsett om du granskar utlägg, hanterar anställda eller justerar förmånsinställningar. Den här artikeln går igenom hela flödet, från att hitta knappen till att bekräfta att rapporten gick iväg, och hur du åtgärdar felen du kan stöta på.

Hitta knappen Rapportera ett problem

Leta efter knappen Rapportera ett problem med en liten meddelandeikon. Var den sitter beror på din skärmstorlek:

• På dator finns den uppe till höger i sidhuvudet, bredvid sidtiteln. Den ligger kvar på samma plats när du byter mellan HR-sidor.
• På mobil finns den inne i navigeringsmenyn. Öppna menyn (menyikonen högst upp), så hittar du Rapportera ett problem längst ner, under listan med HR-länkar.

Eftersom knappen rapporterar från din HR-vy kan panelen hänvisa till vilket som helst av företagets utlägg, inte bara dina egna. Det gör den till rätt ställe att flagga något du lagt märke till medan du arbetar för ditt team.

När du väljer den öppnas en panel med rubriken Rapportera ett problem och raden "Beskriv vad som hände så kan vi hjälpa dig." Eftersom du är i HR-vyn visar panelen även en andra rad: "Alternativt kan du kontakta" följt av en länk till caroline@clvrbenefits.se. Använd den länken om du hellre vill mejla oss direkt än att fylla i formuläret.

Välj typ av ärende

Det första fältet är Typ av ärende, med platshållaren Vilken typ av problem gäller det?. Ditt val här avgör vilket team på CLVR som tar hand om rapporten och vad resten av formuläret frågar efter, så det är värt att välja rätt. Det finns fyra alternativ:

• Tekniskt problem: något är trasigt eller fungerar inte som det ska, till exempel en sida som inte laddar eller en knapp som inte gör något. Detta är den enda typen som lägger till listan Berörd modul så att du kan peka ut den del av CLVR det gäller.
• Dålig översättning: en etikett, ett meddelande eller annan text som läses konstigt eller är tydligt felöversatt, på antingen svenska eller engelska. Citera formuleringen och berätta var du såg den.
• Allmänt ärende: alla frågor som varken är tekniska, ett översättningsfel eller ett funktionsönskemål. Inga extra fält visas, så du skriver bara ditt meddelande.
• Funktionsönskemål: något nytt du skulle vilja att CLVR Benefits lägger till. Beskriv problemet du vill lösa, inte bara funktionen, så att vi förstår tanken bakom.

Formuläret öppnas med Tekniskt problem redan valt, så om du rapporterar något som är trasigt kan du låta det vara. För allt annat öppnar du listan och väljer den typ som passar. Byter du bort från Tekniskt problem rensas Berörd modul och eventuella Kopplade utlägg automatiskt, eftersom bara tekniska rapporter använder dem; byter du tillbaka återkommer Ladda upp utlägg som förvald modul.

Välj berörd modul (tekniska problem)

När Typ av ärende är Tekniskt problem dyker en andra rullgardin upp: Berörd modul (platshållaren Välj modul). Den talar om för CLVR-teamet vilken del av CLVR Benefits som krånglar, så att din rapport hamnar hos rätt personer. Den har tre val:

• Ladda upp utlägg: allt som går fel när du laddar upp eller behandlar ett utlägg eller kvitto (ett kvitto som inte går att bifoga, en skanning som läser fel värden, en uppladdning som ger felmeddelande, eller en rapport som fastnat i fel status). Väljer du detta visas även väljaren Kopplade utlägg (se nedan) och minst ett kopplat utlägg krävs.
• Förmånsbutik: problem med att bläddra, visa eller välja förmåner i butiken.
• Övrigt (ange gärna vad): allt som inte passar de två ovan. Förklara området tydligt i din Beskrivning så att teamet vet var de ska titta.

Formuläret startar med Ladda upp utlägg valt, så byt om ditt problem finns någon annanstans. Ett tekniskt problem kräver en modul: saknas den stoppar formuläret rapporten och visar Välj en berörd modul. Välj den närmaste matchningen så försvinner meddelandet.

Skriv en bra beskrivning

Fältet Beskrivning är obligatoriskt för varje rapport, oavsett vilken Typ av ärende du väljer, och en tydlig beskrivning är det enskilt viktigaste för att vi ska kunna lösa ditt ärende redan i första svaret. Hjälptexten strax ovanför rutan ändras efter den Typ av ärende du valt, så den visar alltid vad du ska ta med: ett Tekniskt problem ber dig beskriva problemet i relation till den berörda modulen, en Dålig översättning ber om den exakta texten, ett Allmänt ärende ber dig beskriva ditt problem, och ett Funktionsönskemål ber dig beskriva funktionen du vill se. Varje version påminner dig om att använda minst 10 tecken.

Formuläret kräver två gränser: minst 10 tecken (tillräckligt för en riktig mening, inte bara "trasigt" eller "hjälp") och högst 2000. Fältet slutar ta emot text när du når 2000, så du kan inte skriva längre än så. Platshållaren i ett tomt fält lyder Skriv ditt meddelande här och försvinner så fort du börjar skriva.

Inom det intervallet slår en tydlig beskrivning en lång. Sikta på att täcka vad du gjorde (sidan eller steget du var på och åtgärden du utförde), vad du förväntade dig skulle hända, och vad som faktiskt hände i stället, inklusive eventuellt meddelande på skärmen. Om en skärmdump eller PDF förklarar det snabbare, lägg till den under Bilagor i stället för att beskriva varje detalj i text.

Koppla utläggen rapporten handlar om

Väljaren Kopplade utlägg visas bara när Typ av ärende är Tekniskt problem och Berörd modul är Ladda upp utlägg. För det paret måste du koppla minst ett utlägg innan du kan skicka, eftersom de specifika posterna låter oss återskapa och lösa problemet snabbare i stället för att gissa. Ändrar du någon av rullgardinsmenyerna till något annat försvinner väljaren, och det du hade valt skickas inte.

Som HR-användare omfattar listan utlägg från alla i ditt företag, inte bara dina egna, så varje rad visas som Förnamn Efternamn · Kategori · Datum · Belopp och du ser direkt vems utlägg det är.

Valda utlägg visas som borttagbara taggar under väljaren; ta bort ett genom att avmarkera kryssrutan eller välja den lilla bortknappen på taggen. Listan tar bara med de typer av utlägg som flödar genom CLVR (uppladdade utlägg, förmånsköp och manuellt registrerade utlägg), sorterade nyast först, och laddar ett stort, nyligen skapat urval (en hög gräns, i tiotusental) i stället för hela historiken. Belopp visas i svenska kronor (SEK), och datum och belopp följer ditt gränssnittsspråk. För ett specifikt äldre utlägg, använd rutan Sök utlägg i stället för att skrolla.

Bifoga skärmdumpar eller PDF

Bilagor är valfria och fungerar för alla ärendetyper, men en skärmdump av skärmen där något gick fel, med eventuellt felmeddelande synligt, förklarar ofta problemet snabbare än ord. Bläddra till kortet Bilagor och välj Lägg till filer; din enhet öppnar en filväljare, och du kan välja flera filer på en gång eller välja Lägg till filer igen för att lägga till fler. Hjälptexten lyder "Valfria skärmdumpar eller PDF (PNG, JPG, PDF, max 10 MB per fil)", vilket sammanfattar de två reglerna:

• Filtyper: endast PNG, JPG och PDF. Andra format (HEIC, GIF, Word- och Excel-dokument, ZIP-arkiv) avvisas.
• Storlek: varje fil måste vara 10 MB eller mindre. Det finns ingen gräns för antalet filer, bara för storleken per fil.

När en fil laddats upp visas aviseringen Filer bifogade som bekräftar "Dina filer bifogades till rapporten," och varje fil listas med en dokumentikon och sitt namn (långa namn förkortas med ett avslutande "..."). För att ta bort en väljer du Ta bort (X) på dess rad när som helst innan du skickar. Medan en fil fortfarande laddas upp visar både Lägg till filer och Skicka ett laddningsläge, så vänta tills de är klara. Bilagor finns bara kvar medan formuläret är öppet: att skicka eller stänga formuläret tömmer dem, så nästa gång startar avsnittet tomt.

Skicka din rapport

Det finns två knappar längst ner: Skicka skickar din rapport, och Avbryt rensar den. Medan rapporten skickas visar Skicka en snurra och är inaktiverad, så att du inte kan skicka samma rapport två gånger.

När rapporten går fram visas en grön avisering Rapport skickad: "Tack. Vi tittar på din rapport." Formuläret nollställs sedan och stängs av sig självt. Det finns ingen separat "skickad"-sida: den gröna bekräftelsen är ditt kvitto. Du får ingen kopia av rapporten via mejl, och det finns ingen statusöversikt för rapporter, så vill du ha ett skriftligt spår kan du kopiera din beskrivning innan du skickar eller ta en skärmdump av den gröna bekräftelsen.

Vad händer efter att du skickat

Så snart rapporten skickats städar panelen upp sig själv så att den är redo för nästa: Typ av ärende återställs till Tekniskt problem och Berörd modul till Ladda upp utlägg, din Beskrivning töms, och eventuella Bilagor och Kopplade utlägg tas bort. Eftersom formuläret återställs och stängs finns det ingen historik på skärmen över tidigare rapporter.

Varje rapport innehåller allt som CLVR-teamet behöver för att agera utan att be dig upprepa dig: din beskrivning, eventuella kopplade utlägg, hänvisningar till dina bilagor, och vem som skickade rapporten och från vilket företag. Den Typ av ärende du valt avgör hur den registreras: Tekniskt problem och Dålig översättning registreras som buggrapporter, medan Allmänt ärende och Funktionsönskemål registreras som ärenden att gå igenom och prioritera. Du behöver inte välja vart en rapport går; det räcker att välja ärendetyp.

Det finns ingen svarstråd eller statusspårning i appen att bevaka. CLVR-teamet granskar varje rapport och, om de behöver mer information eller vill bekräfta en lösning, följer de upp via mejl, så se till att e-postadressen på ditt konto är en du kollar. Varje Skicka skapar en ny rapport, och du kan inte redigera eller återkalla en när den väl är skickad, så lägg allt vi behöver i en enda rapport. När du verkligen behöver en dialog, eller för något brådskande, är mejl den bättre vägen (se Kontakta CLVR Benefits via mejl).

Använda Rapportera ett problem på mobil eller liten skärm

När fönstret är ungefär 48em (cirka 768px) brett eller smalare öppnas Rapportera ett problem som ett helt fönster med rubriken Rapportera ett problem, i stället för rutan som fälls ut från knappen på datorn. Fönstret ger formuläret mer plats, vilket gör det enklare att skriva och bifoga filer på en pekskärm. Allt innehåll är identiskt med datorn, inklusive introduktionsraden, HR-mejlraden ("Alternativt kan du kontakta" caroline@clvrbenefits.se), samma fält och samma Skicka-knapp.

Vilka fält du ser beror fortfarande på dina svar: Berörd modul visas bara för ett Tekniskt problem, och Kopplade utlägg bara för ett tekniskt problem som gäller Ladda upp utlägg. Under Bilagor öppnar Lägg till filer enhetens filväljare, som på en mobil inkluderar kamerarullen, så du kan bifoga ett foto av skärmen direkt från galleriet (fortfarande PNG, JPG eller PDF, upp till 10 MB per fil). För att lämna utan att skicka stänger du fönstret med X i rubrikraden eller knappen Avbryt.

Felsökning

Formuläret går inte att skicka och ett meddelande visas under ett fält. Det är validering. Formuläret kontrollerar dina uppgifter innan rapporten skickas och visar vad du behöver rätta:

• Välj en berörd modul. Du valde Tekniskt problem men lämnade Berörd modul tom. Välj Ladda upp utlägg, Förmånsbutik eller Övrigt (ange gärna vad).
• Beskriv problemet. Fältet Beskrivning är tomt.
• Ge mer information (minst 10 tecken). Beskrivningen är för kort.
• Meddelandet är för långt (max 2000 tecken). Korta ner det, eller flytta över den extra informationen till en bilaga.
• En avisering Kontrollera formuläret med Välj minst ett utlägg. betyder att ett Tekniskt problem på Ladda upp utlägg saknar kopplat utlägg. Öppna väljaren Kopplade utlägg och bocka i ett.

Rätta det markerade fältet så försvinner meddelandet, och du kan skicka igen.

Ett rött meddelande "Kunde inte skicka rapporten" visas. Det betyder "Något gick fel. Försök igen senare." Rapporten nådde inte CLVR-teamet och inget sparades; det är ett tillfälligt problem hos oss eller med din uppkoppling, inte i ditt formulär. Panelen återställs, så kopiera en lång beskrivning till en säker plats först, öppna sedan formuläret igen, fyll i på nytt och skicka. Två andra saker kan utlösa samma meddelande: ett kopplat utlägg du valt har tagits bort eller inte längre tillhör ditt företag (ladda om sidan så att listan Kopplade utlägg uppdateras, och välj sedan de tillgängliga på nytt), eller din session har löpt ut efter lång tid inloggad (logga in igen och skicka på nytt). Misslyckas det hela tiden, mejla caroline@clvrbenefits.se med det du ville rapportera så kan teamet ta hand om det direkt.

Meddelandet "Uppladdning misslyckades" när du bifogar en fil. Det betyder "Vi kunde inte ladda upp en eller flera filer. Försök igen eller använd en mindre fil," och det beror nästan alltid på filtypen eller storleken:

• Fel typ. Endast PNG, JPG och PDF accepteras. Spara ett HEIC-foto som JPG, exportera ett Word-, Excel- eller Pages-dokument till PDF, och bifoga de enskilda bilderna eller PDF-filerna inuti ett ZIP-arkiv i stället för arkivet.
• För stor. Varje fil måste vara 10 MB eller mindre. Ändra storlek på eller exportera om en stor skärmdump eller ett foto, eller dela upp en lång PDF i mindre filer (du kan bifoga flera).
• En fil i en grupp misslyckades. Ta bort den med knappen Ta bort och lägg sedan till de övriga filerna igen.
• Inget laddas upp och du kan vara utloggad. Bilagor laddas bara upp när du är inloggad; om din session har gått ut, ladda om sidan, logga in igen och lägg till filen på nytt.

Bilagor är valfria, så du kan alltid skicka rapporten utan filen och beskriva problemet i Beskrivning i stället.

Väljaren Kopplade utlägg ser tom ut. De två meddelandena betyder olika saker: Det finns inga utlägg att koppla ännu. betyder att inga företagsutlägg av en kopplingsbar typ har registrerats hittills, så välj en annan modul eller beskriv problemet i Beskrivning i stället; Inga utlägg matchar din sökning. betyder att din söktext är för smal, så rensa rutan Sök utlägg och prova en kortare term, till exempel en kollegas förnamn, kategorin, datumet eller beloppet.