Typer av notifikationer du kan få

Alla notifikationstyper i CLVR Benefits, vad varje färgad etikett betyder och vad du gör med en utläggsuppdatering, en AI-granskning, en begäran om ändring, en granskningsuppgift, en notis om överskriden budget och en uppdatering om partnerförmåner.

Varje notifikation i CLVR Benefits har en liten färgad etikett så att du snabbt ser vad den handlar om och om den kräver något av dig. Alla samlas på sidan Notifikationer, och samma poster styr pricken på din profilbild tills du har läst dem. Den här artikeln går igenom varje typ, vad den betyder, vem den är till för och vad du gör med den.

Så läser du en notifikation

Varje post i listan visar tre saker: en färgad etikett (till exempel UPPDATERING eller ÄNDRINGAR BEGÄRDA), en kort titel och text samt en tidsangivelse som "för 2 timmar sedan". Etikettens färg är den snabbaste signalen:

• Orange och röda etiketter ber dig oftast att göra något.
• Lila och gula etiketter finns mest för att informera dig eller peka på en förändring.

De flesta notifikationer går att klicka på: när du väljer en öppnas den utläggsrapport eller förmån den gäller, så att du kan agera utan att leta.

Uppdatering av utlägg (lila)

När en granskare har fattat sitt beslut om ett utlägg du skickat in skickar CLVR Benefits en lila UPPDATERING-notifikation, så att du får veta utfallet utan att behöva öppna dina utlägg och kontrollera själv. Du får en i två situationer:

• Ditt utlägg har godkänts. CLVR väntar tills rapporten är helt godkänd innan du får besked, så om flera granskare är inblandade hör du av oss en gång, i slutet, inte efter varje steg.
• Ditt utlägg har nekats. Du får besked så snart en granskare nekar det.

Rubriken namnger granskaren och beslutet, till exempel "[Granskare] har godkänt din utläggsrapport". Välj notifikationen för att gå direkt till rapporten på din sida Mina förmåner, där du ser dess aktuella status och kostnadsfördelningen. Om utlägget nekades, öppna det där för att läsa orsaken, åtgärda problemet och skicka in det igen.

En uppdatering är informativ, så den visas aldrig med etiketten ÅTGÄRD KRÄVS och blockerar aldrig något. Eftersom den inte kräver något av dig slutar den räknas i den olästa markeringen så snart den markeras som läst, och inget raderas: en läst uppdatering finns kvar i din senaste lista, bara nedtonad.

AI-granskning (lila med en stjärna)

Om ditt företag har slagit på automatisk AI-granskning kan CLVR granska ett friskvårdsutlägg direkt när du skickar in det och fatta ett beslut inom några sekunder, i stället för att vänta på en person. När det händer kan du se en notis med en lila AI-GRANSKNING-etikett och en liten gnistsymbol.

När den automatiska AI-granskningen tittar på ett friskvårdsutlägg händer något av följande:

• Godkänt. Utlägget klareras för ersättning via lönen, precis som vid ett godkännande av en person. Du får den vanliga godkännandebekräftelsen via mejl och behöver inte göra något mer.
• Avslaget. CLVR kunde inte godkänna det. Du får en AI-GRANSKNING-notis med rubriken Behöver åtgärd och motiveringen, och du kan rätta till det och skicka in på nytt.
• Återsänt för ändring. CLVR behöver att något justeras först. Du får en separat notis om begärda ändringar med instruktioner.
• Skickat till en person. Om CLVR inte är tillräckligt säkert för att besluta lämnas ditt utlägg kvar som väntande, och någon i ditt HR-team granskar det som vanligt. I det fallet får du ingen AI-notis.

Om ditt utlägg avslogs, öppna rapporten (från notisen eller under Mina förmåner) för att läsa hela motiveringen, och välj sedan Redigera & skicka om: formuläret öppnas igen ifyllt med dina tidigare uppgifter, så att du bara rättar det som markerats. Ett beslut som fattats av AI är inte sista ordet; någon i ditt HR-team kan granska det och ändra det.

Ändringar begärda (gul)

Etiketten ÄNDRINGAR BEGÄRDA i gult betyder att en granskare har tittat på en utläggsrapport du skickat in och behöver att du ändrar något innan rapporten kan godkännas. Texten innehåller granskarens kommentar, så att du ser vad som ska rättas utan att öppna något; är instruktionerna långa kortas de ned här och visas i sin helhet på själva utlägget.

Det här är en av de få notifikationer som kräver en åtgärd från dig, så den ligger kvar i din olästa räknare tills utlägget är avslutat, inte bara tills du har öppnat den.

Välj notifikationen för att öppna rapporten. Eftersom den väntar på dina ändringar öppnas den redo att redigeras, med två avsnitt: Ursprunglig utläggsrapport (versionen du först skickade in, som referens) och Uppdatera din utläggsrapport (där du gör de begärda ändringarna).

När rapporten har godkänts (eller slutligen nekats) avslutas notifikationen ÄNDRINGAR BEGÄRDA och räknas inte längre i din bricka. Du behöver inte börja om med en helt ny rapport.

Tillagd som granskare (orange)

Etiketten TILLAGD SOM GRANSKARE i orange betyder att en kollegas utläggsrapport har skickats till dig för granskning. Du får den i två fall: någon lägger till dig för hand som granskare av ett specifikt utlägg, eller ditt företag använder ett godkännandeflöde som skickar utlägg till en grupp du tillhör, så CLVR tilldelar dig automatiskt.

Så länge din granskning fortfarande är öppen finns en knapp Granska utläggsrapport på notisen, så att nästa steg är tydligt. Välj notisen eller knappen, så öppnas utlägget i ett granskningsfönster direkt på sidan Notifikationer. Kontrollera kvittot och uppgifterna och lämna sedan ditt beslut. När det är registrerat blir etiketten grå och posten försvinner från din olästa-räknare.

En notis om att du tillagts som granskare är aktiv tills du lämnar ditt beslut, eller tills någon annan slutför rapporten (till exempel att en annan granskare godkänner eller avslår det först). Därefter är den inte längre öppen. För hur ett följemejl passar in, se Så hänger mejl ihop med dina granskningsnotifikationer i appen.

Åtgärd krävs: överskriden budget (röd, HR)

Etiketten ÅTGÄRD KRÄVS i rött skickas till personer i företagets HR-grupp, inte till alla medarbetare. Den vanligaste skapas när en medarbetare som ska sluta redan har spenderat mer än den förmånsersättning hen har rätt att behålla. Den dyker upp så snart ett slutdatum sätts, så att du hinner bestämma hur skillnaden ska hanteras innan personen slutar.

CLVR skapar notisen när båda dessa stämmer i det ögonblick ett slutdatum sätts:

• Slutdatumet ligger inom den nuvarande förmånsperioden.
• Hens godkända och väntande utlägg under perioden överstiger den proportionerade förmånsersättningen.

En proportionerad ersättning är den andel av hela årsbudgeten som motsvarar de dagar personen var anställd under perioden, så den som slutar mitt i en period behåller mindre än hela beloppet. Utlägg som har nekats, och förmåner som betalas via lön, räknas inte med i summan.

Rubriken är Överskriden förmånsersättning vid avslut, och texten namnger medarbetaren och det överskridna beloppet i kronor (kr), till exempel: "Anna Andersson har överskridit sin förmånsersättning med 1 200 kr. Välj hur återbetalningen ska hanteras." Alla i din HR-grupp får samma notis, så det beror inte på vem som satte slutdatumet. När du väljer den öppnas sidan Anställda, där du hittar den avslutade medarbetaren och kan bestämma hur beloppet ska regleras. En vanlig väg är att återföra det via lön: det överskridna beloppet registreras på medarbetaren och kan tas med när du genererar en lönerapport.

Det här är en åtgärdsnotis, så den fortsätter räknas i siffran bredvid Notifikationer tills ärendet är hanterat, även efter att du har läst den. Markera alla som lästa dämpar den men rensar den inte.

Uppdatering om partnerförmåner (lila)

När ditt företag erbjuder partnerförmåner håller CLVR Benefits dig uppdaterad medan en förmån går genom sin livscykel, från att ditt företag först visar intresse till att förmånen blir live och eventuella senare ändringar. De kommer som lila UPPDATERING-notifikationer, och nästan alla är informativa: de berättar vad som hänt och kräver ingenting av dig.

Du kan se uppdateringar om partnerförmåner vid olika punkter i livscykeln, bland annat när ditt företag först visar intresse, medan avtalet förbereds och granskas, när förmånen aktiveras, om en live-förmån pausas eller återupptas, och när dess avtalsdetaljer ändras. Vilka av dessa du ser beror på din roll: de flesta livscykeluppdateringar går till ditt HR-team, eftersom de hanterar avtalet.

Den som de flesta medarbetare lägger märke till är aktiveringen. När en partnerförmån blir live får alla på företaget en notifikation om en ny partnerförmån som berättar att den nu är tillgänglig i förmånsbutiken. Välj den för att öppna förmånssidan i butiken, där du kan läsa detaljerna och använda den som vilken annan förmån som helst. De övriga uppdateringarna om partnerförmåner är mest relevanta för ditt HR-team medan de sätter upp förmånen.

Felsökning

• En notifikation jag väntade mig syns inte i räknaren. Pricken på din profilbild räknar bara poster som är olästa eller fortfarande kräver en åtgärd. Öppna sidan Notifikationer för att se allt, även sådant du redan läst (det visas nedtonat).
• Jag har läst den men den visas fortfarande som att den kräver åtgärd. Vissa etiketter, som ÄNDRINGAR BEGÄRDA och TILLAGD SOM GRANSKARE, är aktiva tills du slutfört steget, inte bara tills du öppnat dem. Slutför uppgiften så försvinner den.
• Jag fick en uppdatering men utläggets status ser fortfarande väntande ut. En rapport kan kräva fler än ett godkännande. Du får en godkännandeuppdatering först när den är helt godkänd, så en väntande status betyder att en annan granskare fortfarande har den.
• Mitt friskvårdsutlägg är fortfarande väntande, utan AI-notis. CLVR var inte tillräckligt säkert för att besluta och lämnade rapporten till en person i ditt HR-team för granskning. Du behöver inte göra något.
• Jag är HR-användare och det överskridna beloppet ser högre ut än jag väntade mig. Det jämför totala utgifter mot den proportionerade ersättningen för de dagar som arbetats under perioden, inte hela årsbudgeten, så den som slutar mitt i året har en mindre ersättning att jämföra mot.
• En uppdatering om en partnerförmån nämner uppsättningssteg jag inte kan göra. De uppdateringarna riktar sig till ditt HR-team, som hanterar avtalet. Som medarbetare behöver du bara agera när en förmån blir live och dyker upp i förmånsbutiken.
• Jag hittar inte en äldre notifikation. Listan behåller dina senaste notifikationer. Mycket gamla poster kan sluta visas.
• En etikettfärg ser annorlunda ut än hos en kollega. När en notifikation är läst blir etiketten grå, så samma typ kan se färgad ut för dig och grå för någon som redan sett den.