Typer av notifikationer du kan få

Alla notifikationstyper i CLVR Benefits, vad varje färgad etikett betyder och vad du gör med en utläggsuppdatering, en AI-granskning, en begäran om ändring, en granskningsuppgift, en notis om överskriden budget, en uppdatering om partnerförmåner och ett svar på en rapport du skickat till CLVR.

Varje notifikation i CLVR Benefits är skriven på samma sätt: en rubrik som säger vad som hänt, en kort beskrivning och, på de som väntar på dig, en liten orange etikett som säger vad de väntar på. Alla samlas på fliken Notifikationer i din kontopanel, och de olästa styr pricken på din profilbild tills du läst dem. Den här artikeln går igenom varje slag, vad det betyder, vem det är till för och vad du gör med det.

Så läser du en notifikation

Varje rad visar en rubrik i fetstil medan den är oläst, en kort beskrivning och en tid som för 5 min sen eller igår. En rad som ber dig om något har en av tre etiketter efter rubriken tills uppgiften är gjord, oavsett om du läst den eller inte:

• Väntar på din granskning på en kollegas utläggsrapport du ombetts granska, och på ett eget utlägg som en granskare skickat tillbaka.
• Behöver ditt beslut på en förfrågan från en medarbetare, och på ett ärende om överskriden budget, för HR.
• Väntar på ditt val medan en valperiod är öppen och du inte har valt.

Rader utan etikett håller dig informerad och blockerar aldrig något. De flesta rader öppnar det de handlar om: allt som rör ett utlägg öppnar det i ett fönster där du står, och resten öppnar den sida som gäller.

Allt, rubriker och beskrivningar inräknat, visas på det språk du använder CLVR på och byter med det.

Uppdatering av utlägg

När en granskare beslutat om ett utlägg du skickat in får du en uppdatering, så att du får veta utfallet utan att öppna dina utlägg och kolla. Du får en i två lägen:

• Ditt utlägg godkändes. CLVR väntar tills rapporten är helt godkänd innan du får veta det, så om flera granskare är inblandade hör du om det en gång, på slutet, inte efter varje steg.
• Ditt utlägg nekades. Du får veta det så snart en granskare nekar det.

Rubriken namnger granskaren och beslutet, till exempel Anna har godkänt din utläggsrapport. Välj raden för att öppna rapporten där du står, med aktuell status och kostnadsfördelning. Nekades den läser du skälet där, rättar och skickar in igen.

En uppdatering är information, så den har ingen etikett. Den slutar räknas i räknaren så snart du läst den, och ligger kvar i listan.

För HR finns en till: [Medarbetare] uppdaterade en utläggsrapport, som skickas när en medarbetare skickar in en rapport som skickats tillbaka för ändringar, så att granskningen kan fortsätta.

AI-granskning

Om ditt företag har slagit på AI-godkännande kan CLVR granska ett friskvårdsutlägg i samma stund som du skickar in det och agera inom några sekunder, i stället för att vänta på en person.

När AI-godkännandet granskar ett friskvårdsutlägg händer ett av några saker:

• Godkänt. Utlägget går vidare till ersättning via lönen, precis som ett mänskligt godkännande. Du får den vanliga bekräftelsen på godkännande via mejl; det finns inget mer att göra.
• Nekat. CLVR kunde inte godkänna det. Du får en notifikation med rubriken Din utläggsrapport behöver din uppmärksamhet med skälet, och du kan rätta och skicka in igen.
• Tillbakaskickat för ändringar. CLVR behöver att något justeras först. Du får en separat notifikation om ändringar med instruktioner.
• Skickat till en person. Om CLVR inte är tillräckligt säkert för att besluta lämnar det utlägget som väntande och en person i din HR-avdelning granskar det som vanligt. Du får ingen notifikation i det fallet.

Nekades ditt utlägg öppnar du rapporten (från notifikationen eller under Mina förmåner) för att läsa skälet i sin helhet, och väljer sedan Redigera och skicka in igen: formuläret öppnas förifyllt med dina tidigare uppgifter så att du bara rättar det som flaggats. Ett beslut av AI är inte sista ordet; en person i din HR-avdelning kan granska det och ändra det.

Din HR-avdelning får en egen rad för varje AI-beslut ([Medarbetare]s utläggsrapport godkändes automatiskt av AI, och så vidare), med säkerhet och skäl, så att de kan hålla koll på vad AI:n gör.

Din utläggsrapport behöver ändringar

En rad med rubriken Din utläggsrapport behöver ändringar betyder att en granskare tittat på en utläggsrapport du skickat in och behöver att du ändrar något innan den kan godkännas. Beskrivningen är granskarens kommentar, så du ser vad som ska rättas utan att öppna något; är instruktionerna långa kortas de ned här och visas i sin helhet på själva utlägget.

Raden har etiketten Väntar på din granskning tills du skickat in igen, inte bara tills du öppnat den.

Välj raden för att öppna rapporten där du står. Eftersom den väntar på dina ändringar öppnas den redo att redigeras, med två avsnitt: Ursprunglig utläggsrapport (versionen du först skickade in, som referens) och Uppdatera din utläggsrapport (där du gör de begärda ändringarna).

I samma stund som du skickar in igen är etiketten borta. Du behöver inte börja om med en helt ny rapport.

Granska en kollegas utläggsrapport

Granska [Namn]s utläggsrapport (eller förmånsköp) betyder att en kollegas utlägg har skickats till dig för granskning. Du får den i två lägen: någon lägger till dig för hand som granskare för en viss rapport, eller så använder ditt företag ett godkännandeflöde som skickar rapporter till en grupp du tillhör, så att CLVR tilldelar dig automatiskt. Väntar den fortfarande efter ett tag följer Påminnelse: granska [Namn]s utläggsrapport.

Medan din granskning väntar har raden etiketten Väntar på din granskning. Välj den så öppnas utläggsrapporten i ett granskningsfönster där du står, på vilken sida du än har öppen. Kontrollera kvittot och uppgifterna och lämna sedan ditt beslut. När det registrerats är etiketten borta.

Etiketten försvinner också av sig själv om någon annan slutför rapporten först (till exempel att en annan granskare godkänner eller nekar den), eller om din HR-avdelning tar bort dig som granskare. För hur ett medföljande mejl passar in, se Hur e-post hänger ihop med dina granskningsnotiser i appen.

Kategori ändrad

Om din HR-avdelning flyttar ett godkänt utlägg av dig till en annan kategori får du Kategori ändrad: [från] till [till], med deras skäl som beskrivning. Välj den för att öppna utlägget. Inget krävs av dig.

Förfrågningar som behöver ett beslut (HR)

Är du bland dem som beslutar om medarbetares förfrågningar får du en rad för varje:

• En begäran om röd dag behöver ditt beslut, när en medarbetare vill flytta en röd dag.
• En begäran om arbetsutrustning behöver ditt beslut, när en medarbetare ber om en telefon.
• En ansökan om ledighet vid dödsfall behöver ditt beslut, när en medarbetare ansöker om ledighet, med datumen.

Alla har etiketten Behöver ditt beslut och öppnar sidan Förfrågningar med förfrågan framför dig. Etiketten försvinner när förfrågan är beslutad, av dig eller en annan godkännare.

Medarbetaren får en rad tillbaka med utfallet (Din röda dag har flyttats, Din begäran om arbetsutrustning godkändes, Din ansökan om ledighet nekades, och så vidare), inklusive eventuell kommentar från godkännaren, och den öppnar förmånen som förfrågan gjordes från.

Överskriden budget vid avslut (HR)

Överutnyttjad förmånsbudget vid avslut går till alla med HR-rollen på företaget, inte till alla medarbetare. Den skickas när en medarbetare som slutar redan har använt mer än den förmånsbudget hen har rätt att behålla, så snart ett slutdatum sätts, så att ni kan bestämma hur mellanskillnaden ska hanteras innan personen slutar.

CLVR skapar den när båda dessa stämmer i samma stund som ett slutdatum sätts:

• Slutdatumet ligger inom den nuvarande förmånsperioden.
• Hens godkända och väntande utlägg i den perioden summerar till mer än den proportionerade budgeten.

En proportionerad budget är den andel av hela årsbudgeten som motsvarar dagarna personen var anställd under perioden, så den som slutar mitt i behåller mindre än hela beloppet. Nekade utlägg och förmåner som betalas via lönen räknas inte in i summan.

Beskrivningen namnger medarbetaren och det överskridna beloppet i kronor (kr), till exempel: "Anna Andersson har överutnyttjat sin förmånsbudget med 1 200 kr. Välj hur återbetalningen ska hanteras." Alla i HR-gruppen får samma rad. Väljer du den öppnas medarbetaren som slutar på sidan Medarbetare, där ni bestämmer hur beloppet ska regleras. En vanlig väg är att ta tillbaka det via lönen: det överskridna beloppet registreras på medarbetaren och kan tas med när ni skapar en lönerapport.

Raden har etiketten Behöver ditt beslut tills ärendet är hanterat, även efter att du läst den.

Välja semesterdagar eller pension

Om ditt företag kör ett val för semesterdagar eller pension får du Välj dina semesterdagar eller Välj din pension när valperioden öppnar, med perioden det gäller och datumet den stänger. Två dagar innan den stänger, om du inte valt, följer Två dagar kvar att välja. Båda har etiketten Väntar på ditt val och öppnar förmånssidan där du gör valet; etiketten är borta i samma stund som du sparar.

Efteråt får du en bekräftelse: Dina semesterdagar är satta med dina dagar och nya månadslön, eller Ditt pensionsval är sparat medan valperioden fortfarande är öppen och Ditt pensionsval är låst när den stängt. Din HR-avdelning får veta när en medarbetare valt sin pension.

Chefsbyten

När din chef slutar och någon annan tar över får du [Namn] är nu din chef; den nya chefen får Du är nu chef för [n] medarbetare. Båda är information och öppnar inget.

Uppdateringar om partnerförmåner

När ditt företag erbjuder partnerförmåner håller CLVR dig uppdaterad när en sådan går genom sin livscykel, från att företaget först anmäler intresse till att förmånen går live och senare ändringar. De här raderna är information: de berättar vad som hänt och ber inte om något.

De flesta uppdateringar i livscykeln (Partnerförmån väntar på CLVR:s granskning, Partnerförmån: nästa steg, Partnerförmån pausad, Partnerförmån återupptagen, Partnerförmån justerad) går till din HR-avdelning, eftersom de hanterar avtalet, och öppnar sidan för partnerförmåner.

Den som flest medarbetare lägger märke till är aktivering. När en partnerförmån går live får alla på företaget Ny partnerförmån som berättar att den nu finns i förmånsbutiken. Välj den för att öppna förmånens sida i butiken, där du kan läsa om den och använda den som vilken annan förmån som helst.

Dina rapporter till CLVR

När du skickar en rapport till CLVR, med Rapportera ett problem, i kontopanelen eller på sidan Rapporter, får du höra här hur CLVR arbetar med den. Varje rad nämner rapporten med sin referens, till exempel CLVR-123:

• [Namn] svarade på CLVR-123, med början av svaret som beskrivning.
• [Namn] väntar på ditt svar, när CLVR behöver något från dig innan de kan gå vidare. Beskrivningen är referensen och första meningen i deras fråga.
• CLVR-123 pågår, när någon på CLVR börjar arbeta med den, med ditt ämne som beskrivning.
• CLVR-123 är löst, med [Namn] markerade den som löst. som beskrivning.

De går till den som skickade rapporten. Gäller det ett problem i en lönefil får resten av företagets HR-team dem också, eftersom ni delar filen. Välj en rad för att öppna rapporten: ett problem i en lönefil öppnas bredvid sin period på sidan Rapporter, och allt annat öppnas under Mina rapporter i kontopanelen, där du kan läsa hela tråden och svara. Ett svar från CLVR mejlas också till den som skickade rapporten; statusändringar gör det inte.

För HR finns en till: Ny fil klar för [månad år], med beskrivningen Vi byggde om den efter CLVR-123. Ladda ner den igen. Den skickas när CLVR bygger om en lönefil efter ett rapporterat problem och någon på företaget redan hade laddat ner den gamla. Välj den för att öppna perioden på sidan Rapporter och ladda ner den nya filen.

Raderna är informativa och har ingen etikett, inte ens Väntar på dig: den röda pricken på Mina rapporter i kontopanelen visar det tills du svarar.

Felsökning

• En notifikation jag väntade mig syns inte i räknaren. Pricken på din profilbild räknar bara olästa rader. Öppna fliken Notifikationer för att se allt, även det du redan läst.
• Jag har läst den men den har fortfarande en etikett. En etikett står kvar tills uppgiften är gjord, inte bara tills du öppnat raden. Gör klart uppgiften så försvinner den; en granskningsetikett försvinner också om någon annan slutför rapporten.
• Jag fick en uppdatering men utläggets status ser fortfarande väntande ut. En rapport kan behöva mer än ett godkännande. Du får bara en uppdatering om godkännande när den är helt godkänd, så statusen "väntande" betyder att en annan granskare fortfarande har den.
• Mitt friskvårdsutlägg väntar fortfarande, utan AI-notis. CLVR var inte tillräckligt säkert för att besluta, så det lämnade rapporten till en person i din HR-avdelning. Du behöver inte göra något.
• Jag är HR och det överskridna beloppet ser högre ut än väntat. Det jämför total förbrukning med den proportionerade budgeten för de dagar som arbetats under perioden, inte hela årsbudgeten, så den som slutar under året har en mindre budget att jämföra mot.
• En uppdatering om partnerförmån nämner steg jag inte kan göra. De uppdateringarna riktar sig till din HR-avdelning, som hanterar avtalet. Som medarbetare behöver du bara agera när en förmån går live och dyker upp i förmånsbutiken.
• CLVR svarade på min rapport men jag fick inget mejl. Bara svar mejlas, och bara till den som skickade rapporten. En statusändring som pågår eller löst kommer bara som notifikation.
• Jag hittar inte en äldre notifikation. Fortsätt skrolla; äldre laddas när du når slutet av listan.
• En kollegas rad ser annorlunda ut än min. Olästa rader är i fetstil med en prick; lästa är det inte. Samma notifikation kan se ny ut för dig och läst för någon som redan öppnat den.