Förstå din förmånsbudget

Vad ditt återstående saldo betyder och hur CLVR räknar fram det, hur du läser förmånsstapeln och dess kategorifördelning, överskridandemarkeringen, vilka utgifter som räknas, när perioden återställs och vad som händer när du använt allt.

När du öppnar din översikt står det högst upp: Hej {name}! Du har {amount} kvar. Det beloppet är din återstående förmånsbudget för den aktuella perioden, alltså de pengar du fortfarande har att lägga på förmåner och utlägg innan perioden återställs. Den här artikeln förklarar var siffran kommer ifrån, hur du läser förmånsstapeln under den, vad som räknas av från din budget, när perioden återställs och vad som händer när du använt allt.

Vad beloppet betyder

Siffran i hälsningen är ditt återstående saldo: din totala budget för perioden minus allt du har använt som dras från den. Under hälsningen visar CLVR också Sista dag att använda din förmånsbudget är {date}, så att du vet hur länge du har på dig.

Kort sagt:

• Total budget är potten du börjar perioden med.
• Återstående saldo är det som finns kvar efter dina utlägg hittills.

Hur det återstående saldot räknas ut

CLVR räknar fram en siffra åt dig:

• Total budget = din grundläggande förmånsbudget plus eventuella justeringar ditt företag har gjort (till exempel en påfyllning som ditt HR-team har lagt till).
• Återstående saldo = total budget minus allt du har använt under perioden som dras från budgeten.

Utlägg som räknas hit omfattar godkända och väntande utlägg, manuella poster och förmånsköp som betalas från din budget. Endast utlägg daterade inom den aktuella förmånsperioden räknas med.

Vad som inte minskar ditt saldo

Vissa saker dras aldrig från ditt återstående saldo:

• Nekade utlägg. Om ett utlägg nekas dras det inte från din budget.
• Köp som betalas via lön. När en förmån betalas från din lön i stället för din budget sänker den inte beloppet i hälsningen.

Läs av förmånsstapeln per kategori

Den färgade stapeln högst upp på din översikt är en snabb bild av din förmånsbudget för den aktuella perioden. Varje förmånskategori du har handlat i fyller stapeln med sin egen färg och ikon, och teckenförklaringen under listar samma kategorier med beloppet var och en har använt. Tillsammans låter de dig se, utan att öppna något, hur budgeten har använts och hur mycket som finns kvar.

Stapeln är uppdelad i segment, ett för varje kategori du har handlat i under perioden:

• Varje kategorisegment använder kategorins egen färg och ikon, och bredden visar hur stor del av budgeten kategorin har använt.
• Den outnyttjade delen av budgeten ligger sist i stapeln med en blixtikon och etiketten Kvarvarande förmånsbudget.
• Håll muspekaren över (eller flytta tangentbordsfokus till) ett segment, så visar en tooltip kategorinamnet, vilket gör att du kan skilja två snarlika färger åt.

Under stapeln upprepar teckenförklaringen varje kategori som en färgad ikon bredvid namnet och det belopp som använts:

• Beloppet bredvid varje kategori är det som kategorin har dragit från din budget under perioden, angivet i svenska kronor.
• Posten Kvarvarande förmånsbudget, märkt med blixten, visar hur mycket som finns kvar, följt av ordet kvar.
• Kategorier du inte har handlat i under perioden visas inte, så teckenförklaringen listar bara dit pengarna faktiskt har gått.

Vilka utgifter räknas mot stapeln

Alla utlägg du skickar in hamnar inte i stapeln: bara det som faktiskt dras från din förmånsbudget under den aktuella perioden räknas med.

Det här minskar din kvarvarande budget, så det visas som färgade segment och i förteckningen under stapeln:

• Godkända utlägg du laddat upp, så snart de passerat granskningen.
• Köp av förmåner som du valt att betala med Förmånsbudget i stället för lön.
• Poster som ditt HR-team lägger till på ditt konto åt dig.

Varje belopp grupperas per förmånskategori, så alla dina friskvårdsutgifter ligger i ett segment, och så vidare.

Vissa utgifter rör aldrig stapeln:

• Avslagna utlägg. Ett utlägg som nekats minskar inte din budget och lämnar därför inget segment efter sig.
• Allt du betalat med Löneavdrag i stället för budgeten. När du väljer "Dra av från nästa lön" vid ett köp tas det från din lön, inte din budget, så stapeln ignorerar det.
• Kategorier där du inte spenderat något. En kategori utan utgifter har inget segment och syns inte i förteckningen.

Beloppet som visas för varje kategori är budgetkostnaden, alltså vad utgiften faktiskt tog ur din förmånsbudget, vilket inte alltid är samma sak som kvittosumman. För förmånskategorier som beskattas (BIK) betalar din arbetsgivare en social avgift på den del som täcks av din budget, och den avgiften ingår i budgetkostnaden. En beskattad kategori kan därför visa något mer än kvittobeloppet, eftersom segmentet inkluderar arbetsgivarens sociala avgift på den budgetbetalda delen. Skattefria kategorier, som de flesta friskvårdsutgifter inom tröskeln, har inte detta, så deras belopp matchar kvittot.

Överskridandemarkeringen

När dina godkända utlägg passerar din budget visas en tunn röd lodrät linje på stapeln. Det är överskridandemarkeringen, och den visar exakt var dina utlägg passerade gränsen.

Markeringen sitter där på stapeln dina utlägg nådde hela din budget. Allt till vänster om den ryms inom din budget, allt till höger är den del du har spenderat utöver den.

• Håll muspekaren över linjen (eller läs dess etikett) för att se Förmånsbudgeten överskriden.
• Den visas bara när du faktiskt har överskridit budgeten, så på de flesta översikter kommer du aldrig att se den.
• När dina utlägg ligger precis på gränsen eller din budget är noll visas ingen markering, eftersom det inte finns någon "före och efter"-punkt att markera.

Så länge du har budget kvar representerar hela stapeln din totala budget, och segmentet Kvarvarande förmånsbudget visar vad som fortfarande finns tillgängligt. När du väl har överskridit budgeten finns inget kvar, så stapeln sträcker sig istället för att rymma dina totala utlägg. Dina kategorisegment skalas om mot den större summan, vilket håller varje segment synligt och i proportion. Den röda markeringen sitter sedan där din ursprungliga budget hamnar inom den summan.

Kort sagt:

• Inom din budget: stapeln visar budgeten, med ett kvarvarande segment, och ingen markering.
• Överskriden: stapeln visar de totala utläggen, det kvarvarande segmentet är borta, och den röda markeringen visar var budgeten tog slut.

Därför visas belopp i svenska kronor

Alla belopp du ser i CLVR Benefits, ditt återstående saldo i hälsningen, priset på varje förmån och kostnadsuppdelningen när du skickar in ett utlägg, visas i ditt företags valuta. För företag i Sverige är den valutan svenska kronor (kr), och CLVR formaterar siffrorna på svenskt vis, så att tusen kronor visas som 1 000 kr. Det här är en företagsinställning, inte en personlig, så alla på din arbetsplats ser samma valuta.

Ditt företag tillhör ett land, och det landet bestämmer standardvalutan. Valutan lagras en gång för hela företaget, vilket innebär att du ser samma valuta som dina kollegor och inte kan byta valuta själv: det finns ingen personlig inställning för det.

Landet som ditt företag är inställt på gör mer än att välja valuta. Det avgör också vilka skatte- och förmånsregler som gäller för ditt konto:

• Skattefri gräns för friskvård. I Sverige är friskvård skattefri upp till 5 000 kr per år, och CLVR använder den siffran när det räknar ut hur mycket av ett utlägg din förmånsbudget täcker.
• Skattemässig hantering av förmåner. Hur en förmån påverkar din lön (om en del av den är skattepliktig och räknas som ett förmånsvärde) följer de svenska reglerna.
• Landsspecifika funktioner. Vissa verktyg, som att skapa en exempellönespecifikation från din översikt, erbjuds tack vare landet ditt företag är inställt på.

Du behöver inte hantera något av detta. CLVR tillämpar rätt regler för ditt företag automatiskt, och beloppen du ser återspeglar dem redan. Eftersom formateringen behåller två decimaler kan du ibland se små ören (till exempel 0,50 kr) i stället för en helt jämn siffra. Det är helt normalt och speglar bara de exakta siffrorna bakom din budget.

När förmånsbudgeten återställs

Din Förmånsbudget löper i ettårscykler. Varje cykel slutar på ditt företags återställningsdatum, och när den tar slut börjar ditt saldo om med en ny hel förmånsbudget för året som kommer. Deadlinen under din hälsning är sista dagen i din nuvarande förmånsperiod.

• Perioden varar alltid ett år och slutar på ditt företags återställningsdatum.
• Bara utlägg inom den nuvarande perioden räknas, så Använt och Kvar nollställs till en ny hel förmånsbudget när perioden börjar om.
• Om ditt företags återställningsdatum redan har passerat flyttar CLVR fram det till nästa kommande tillfälle, så att din översikt alltid pekar på ett framtida datum i stället för ett som redan varit.

När perioden börjar om nollställs dina utlägg för året, en ny hel förmånsbudget gäller, och deadlinen i din hälsning flyttas till nästa års återställningsdatum. Om du skickade in en utläggsrapport under den förra perioden men den inte hann godkännas före återställningen, för CLVR över den till den nuvarande perioden så att den fortfarande räknas mot din förmånsbudget. Du behöver inte skicka in den på nytt. Läs mer i artikeln om hur väntande utläggsrapporter förs över till den nuvarande perioden.

När du har använt allt

När ditt återstående saldo når exakt noll byter hälsningen till ett vänligt Bra jobbat, {name}! 🎉 och förklarar: Du har använt hela din förmånsbudget! Den återställs {date}. Ytterligare utlägg dras från din nästa lön. Det här är ett helt normalt och positivt läge: det betyder helt enkelt att du har använt hela den förmån din arbetsgivare avsatt åt dig.

Tre saker att ta med sig från det:

• Du har använt hela din förmånsbudget. Inget har gått fel. Du har använt allt din arbetsgivare avsatt för den här förmånsperioden.
• Den återställs ett bestämt datum. Datumet som visas är starten på nästa förmånsperiod, då din budget börjar om från början.
• Ytterligare köp hanteras via lönen. Det du väljer att köpa utöver din budget regleras på lönen i stället för från budgeten, så det dyker inte upp någon separat räkning att betala.

Du kan fortfarande lägga beställningar eller registrera utlägg efter att din budget är slut. Eftersom det inte finns någon budget kvar att täcka dem regleras de beloppen via lönen. Hur ett enskilt utlägg hanteras beror på vilken sorts utlägg det är, så om du vill veta de exakta siffrorna innan du bestämmer dig kan din HR-kontakt bekräfta hur ett visst köp eller utlägg kommer att regleras.

När ditt saldo går under noll

Om ditt saldo hamnar under noll ser du en annan hälsning: under Hej {name}! står det HR kommer att höra av sig för att hjälpa dig att avveckla din förmånsbudget. Ett negativt saldo är varken ett fel eller en bestraffning. Det visar bara att det belopp som dragits från din budget för tillfället är högre än budgeten som finns. Det är samma situation som den röda överskridandemarkeringen visar.

Du behöver inte göra något själv. Ditt företags HR-team ser saldot och hör av sig för att reglera mellanskillnaden med dig. Det finns ingen knapp att trycka på och ingen betalning att göra från översikten.

Hur mellanskillnaden regleras beror på hur kostnaden uppstod:

• Överskott på ett uppladdat kvitto är i regel din egen kostnad. När ett kvitto är större än vad budgeten täcker betalas den del som överstiger ditt saldo helt enkelt inte ut. Den dras inte från din lön.
• Överskott från ett köp i Förmånsbutiken regleras via lönen. När CLVR eller leverantören redan har betalat för en beställning dras den del som din budget inte täcker från din lön.

Om du också snart slutar visas hälsningen om negativt saldo tillsammans med en röd notis, Du har tillgång till CLVR Benefits till och med {date}., med raden HR kommer att höra av sig under den. Att de visas tillsammans är väntat när båda gäller samtidigt.

Felsökning

Beloppet ser högre eller lägre ut än jag förväntade mig. Om det inte stämmer med en snabb "budget minus mina kvitton" i huvudet beror det nästan alltid på något av detta, inte på ett fel:

• Ditt totala saldo kan redan vara justerat. Ditt återstående saldo utgår från din grundbudget plus eventuella justeringar ditt företag har gjort: en påfyllning som höjer din totala summa, eller ett avdrag som sänker den. Varje justering påverkar bara din budget för den nuvarande perioden.
• Beskattade kategorier (BIK) kostar mer än kvittot. Din arbetsgivare betalar en arbetsgivaravgift på 31,42 % på den del som täcks av budgeten, och den dras också från din budget. Ett kvitto på 1 000 kr i en beskattad kategori drar därför ungefär 1 314 kr från din budget, inte 1 000 kr. Skattefria kategorier inom taket har ingen sådan avgift.
• Ett väntande kvitto från förra perioden kan redan räknas. Ett utlägg som fortfarande är Väntande när en ny period börjar, daterat före den nuvarande periodens start, förs över och räknas mot ditt nuvarande saldo medan det väntar på granskning.
• Vissa utgifter syns aldrig i uträkningen. Avslagna utlägg och allt du betalat med Löneavdrag minskar aldrig ditt återstående saldo, så det är rätt att lämna dem utanför din egen uträkning.
• Din förmånsbudget kan vara proportionerad. Om du är inplanerad att sluta mitt under perioden och ditt företag har aktiverat proportionering, skalas din totala summa ner till de dagar du är anställd, och din hälsning lägger till Din förmånsbudget har proportionerats. Se hur din förmånsbudget proportioneras när du slutar mitt under året.

Mitt saldo visar konstiga decimaler. Det är örena på ett exakt belopp, inte ett fel. CLVR formaterar varje belopp i svenska kronor, inklusive öre där de gäller.

Jag vill se belopp i en annan valuta. Valutan är inställd för hela företaget och kan inte ändras per person. Om det här är viktigt för din organisation, ta upp det med ditt HR-team.

En kategori saknas i stapeln. Du har inga inräknade utgifter i den under perioden, så den får inget segment. Teckenförklaringen listar bara kategorier med utgifter.

Ett segment har ingen ikon. Det är en för liten andel för att rymma en. Läs kategorinamnet och beloppet i teckenförklaringen i stället.

Mitt utlägg är godkänt men syns inte i stapeln. Kontrollera datumet. Om det bokfördes under en tidigare period hör det till den perioden, inte denna.

Jag ser den röda markeringen men trodde att jag hade budget kvar. Öppna kategorifördelningen under stapeln för att se vad som har räknats med. Väntande rapporter räknas in tills de har granskats. Markeringen försvinner om en inräknad rapport senare nekas och du kommer tillbaka inom din budget.

Min hälsning visar ett återställningsdatum jag inte väntade mig. Återställningsdatumet gäller hela ditt företag, inte varje person. Om det ser fel ut, fråga ditt HR-team.

Jag nådde noll fast jag inte väntade mig det. Öppna Mina förmåner för att gå igenom de utlägg som räknats mot den här perioden, eller titta på förmånsstapeln för att se vart dina utgifter gick.

Meddelandet "HR hör av sig" dök upp men jag trodde det fanns pengar kvar. Öppna Mina förmåner och leta efter ett nyligt stort utlägg, eller en väntande rapport som fortfarande räknas. Det finns inget att göra från din sida; ditt HR-team sköter resten. Tror du att saldot är fel, kontakta dem: de ser samma siffror som du.

Jag tror att min totala budget är fel. Din grundbudget och eventuella justeringar bestäms av din arbetsgivare, så be ditt HR-team bekräfta dem.